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Cómo disfrutar las Reuniones Improductivas

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En ocasiones voy a Reuniones Eficaces

Las reuniones eficaces no existen. Punto. Dejemos de darle vueltas. Dejemos de invertir tiempo y dinero en conseguir que lo sean. De publicar estudios y papers, de inventar metodologías, de publicar carteles en las salas de juntas. Cuanto antes nos demos cuenta mejor. Si usamos el número de resultados de búsquedas en Google como muestra del interés en un término, haceos a la idea de que «reuniones eficaces» con 22 millones de resultados está más cerca de «sexo gratis» (26 millones) que de «calentamiento global» (4,5 millones). Y los expertos siguen sin ponerse de acuerdo en que exista alguna de las tres cosas

Homer Sleep Glass

Mantener una mirada inteligente mientras echas una cabezadita es una opción

Hay muchos motivos por los que una reunión se convierte en algo improductivo, casi tantos como personas. En general, tienen que ver con la falta de interés en el objeto de la reunión, la tendencia a dar vueltas en círculo en lugar de avanzar, la necesidad de imponer el criterio de uno frente al resto, la incapacidad para tomar decisiones, etc.

¿Cómo reaccionamos ante las reuniones ineficaces? Una encuesta de Verizon aporta datos demoledores al respecto:

  • El 96% admite que se ha escaqueado de alguna reunión
  • El 95% confiesa haberse saltado alguna parte
  • El 91% de los encuestados reconce que desconecta y se pierde en sus ensoñaciones
  • El 73% aprovecha para hacer otras cosas
  • Un 39% se echa una cabezadita (malditas sabandijas afortunadas)

5 Trucos para Fingir que Estás en una Reunión

Si eres parte de ese 73% que aprovecha una reunión para adelantar trabajo, responder correos, mantenerte activo en las redes sociales o intercambiar mensajitos con tu pareja, que sepas que estás faltando miserablemente al respeto del resto de tus compañeros. ¿Por no prestar atención? Nah, ellos tampoco lo hacen. El problema es que ellos están perdiendo el tiempo y en cambio tú no. No es justo.

Por eso, y sin que sirva de precedente, aquí tienes 5 trucos para fingir que estás en una reunión. Utílizalos con sabiduría para que parezca que participas en la misma medida que el resto, y procura intercalarlos para que nadie sospeche.

  • Cambia la Perspectiva. Es infalible. Cuando notes que tus compañeros están centrándose en algún micro-detalle de lo que sea, propón dar un paso atrás para ver la imagen global. En cambio, si están hablando de vaguedades de alto nivel, lo que tienes que hacer decir que muy bien, pero que conviene ir aterrizando el tema. En cualquiera de los dos casos, pensarán que eres un maestro de la estrategia.
  • Elige y Elogia. Identifica a la persona que te genere mayor empatía, que pueda subirte el sueldo o que quieras bajar su ropa interior, y elogia su último comentario. Procura no arriesgarte, haz un elogio lo suficientemente genérico que sirva en cualquier situación. «Es una idea interesante, creo que merece la pena profundizar por ese camino y ver hasta dónde nos lleva«. Conseguirás tiempo adicional para acabar un par de slides o cerrar algún bug de última hora.
  • Genera un Debate. Esta es ligeramente contraria a la anterior. Elige a la persona que peor te caiga y sugiere ladinamente que sus argumentos son subjetivos y que eso es un riesgo de sesgo que podría llevar a la toma de una decisión equivocada. No sólo estás alimentando el ego de la mesa, sugiriendo que se va a tomar alguna decisión (ingenuos) sino que además estás contribuyendo activamente al éxito de la misma. Pregúntale con educación en qué datos objetivos se basa, o qué podría hacerse para conseguirlos. Con un poco de suerte, se formará un nuevo Comité o Grupo de Trabajo, del que podrás formar parte para seguir aprovechando el tiempo en tus reuniones.
  • Invoca al Ausente. Por muy masiva que sea una reunión, siempre habrá alguien que no asista. Puede ser porque no haya sido convocado, o porque haya conseguido escaquearse de la reunión. Invocar al Ausente es una forma infalible de abrir una ronda de opiniones, muchas de las cuales pueden llegar a revelar comentarios socarrones, rencillas personales, venganzas pendientes, adicciones, líos amorosos, etc. Cuando notes que se ha llegado a alguna clase de acuerdo, preguntate en voz alta «Me gustaría saber cómo se lo va a tomar Romerales«. Aprovecha para tomar notas en tu CRM personal de las filias, fobias, oportunidades de chantaje o posibles apoyos que necesites a futuro.
  • Haz El Diagrama. Diferentes reuniones requieren diferentes diagramas. Unas veces se articulan en torno a diagramas de componentes, otros diagramas de cajas, a veces se pintarán muñequitos que representen usuarios… Dibujar un diagrama es un valor seguro pero… ¿cómo hacerlo si no estás en la reunión? No importa que no haya una pizarra blanca en la sala de reuniones, acostumbra a llevar siempre un cuaderno para tomar notas, o mejor aún, pide un papel en blanco. Y dibuja El Diagrama. El Diagrama es un arcano incontestable que aplica en cualquier reunión, puesto que relaciona tres conceptos universalmente aceptados y gestionados en cualquier empresa: tiempo, costes y alcance. Cuando lo dibujes, afirma una obviedad, como por ejemplo «No nos olvidemos que esto se trata de equilibrar los tres ejes, ¿o es que vamos a sacrificar alguno?» Habrás generado una estupenda ronda de debate que podrás usar para leer alguna review del último gadget tecnológico, sin saber si quiera de qué se estaba hablando. Recuerda resaltar los ejes mientras los dibujes, siguiendo este ejemplo. Puedes alternar la ubicación de los conceptos entre reuniones, incluso puedes dejar volar tu creatividad pintando el triángulo invertido.
Coste Objetivos Tiempo

El triángulo Coste-Objetivos-Tiempo aplica en cualquier reunión de trabajo y en la mayoría de las Cenas de Navidad Corporativas

Por cierto, si quieres saber cómo he aprendido estos 5 trucos, cuál es mi favorito, o si alguna vez los he utilizado contigo, querido lector, te recomiendo que hables con mi abogado.

Cómo Lograr que una Reunión sea Efectiva

Sólo conozco una forma de lograr que una reunión sea efectiva. De conseguir que sus participantes mantengan la atención y se concentren en lograr los objetivos definidos para la misma. Doy por supuesto que todos sabemos que hay que informar a las personas de qué se espera conseguir, de la agenda de la reunión, convocar con antelación para que se prepare, invitar a las personas que tengan que tomar decisiones, respetar la puntualidad… Todo eso está muy bien.

Pero la clave es la pasta.

Saber cuánto está costando. Exponer abiertamente el dinero que le cuesta a la organización el tiempo de sus asistentes. Y preguntar al final de la reunión si alguien pagaría de su bolsillo ese dinero por recibir los mismos resultados que se hayan conseguido.

Taximeter

El reunómetro es más efectivo si hace «cling» cada 100€ (Imagen de Anthony Gavin)

Por si te queda alguna duda, la forma de calcularlo es sencilla:

  • Suma lo que le cuesta una hora de cada asistente a la organización (no en bruto, sino en total, incluyendo la cotización a la Seguridad Social y demás costes derivados para la empresa)
  • Dividelo por 60 para saber el coste por minuto
  • Multiplica por el número de minutos transcurrido. Para optimizarlo, puedes hacerlo en bloques de 5 minutos (recuerda multiplicar por 5)
  • Y sobre todo, añade el coste de oportunidad. Es decir, lo que esas personas están dejando de hacer por ir a esa reunión.

En tu próxima reunión abre Meeting Ticker  o alguna herramienta similar (siempre y cuando sea en tiempo real) y proyecta el navegador en una pared a pantalla completa.

Si eso no hace que todo el mundo se ponga las pilas para lograr que la reunión sea eficiente, nada lo hará.

PS- Como suele ser habitual en los posts de la categoría «Money Talks», U2 nos recuerda lo duro que es ganarse el sustento

El proceso de tu Venta Efectiva

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La Venta Efectiva es Mentira, salvo alguna cosa

Me di de alta en Twitter a finales de 2010. Eso significa que llevo casi 4 años intentando evitar ver pasar tweets mesiánicos de gurús que incitan al resto de gente a desarrollar su marca personal. No deja de ser curioso, que esas personas habitualmente han escrito un libro en el que te cuentan que sus secretos son los Mejores Secretos. Lo que no te cuentan es cómo vas a vender tu marca personal. Pero ey, su negocio (el de ellos) es vender su libro (el de ellos) o sus servicios (de ellos) a ti, que estás perdido y necesitas ayuda (la de ellos). Cómo te vendas tú es tu puto problema, amigo.

Deja que te diga que en el mundo de los negocios no existe la paradoja del huevo y la gallina. Las empresas primero identifican su modelo de negocio, luego se fundan, y entonces desarrollan su marca.

Si tú mismo eres tu propia empresa, te recomiendo que respondas a estas sencillas preguntas que los que nos dedicamos a la venta nos hacemos todas las mañanas:

  • ¿Conoces tu producto? (o servicio, no empecemos a ponernos semánticos)
  • ¿Has pensando en si alguien lo necesita?
  • ¿Cómo va a encontrarte?
  • ¿Por qué van a elegirte a ti en lugar de a cualquier otro?

Prácticamente cualquier aspecto de nuestra vida se puede representar en términos de venta. Todo es venta. Conseguir un ascenso. Que tus colegas vayan a tu restaurante favorito. Que te quiten las comisiones. Echarte un polvo un día que sales de copas. Aunque no quieras, estás permanentemente en venta.

¿Y qué modelos de venta hay?

  • El modelo del panadero. El panadero hace unas cuantas barras por la mañana. Muy temprano, eso sí. Después se queda detrás del mostrador, y espera que los clientes vayan entrando para despachar. Por lo general tienen una radio para no aburrirse. Ahora hemos mejorado: tiene el Candy Crush. Cuando se le acaba el pan, cierra y vuelve al día siguiente.
  • El modelo del dependiente . El cliente entra, elige lo que le gusta, revuelve un poco por allí, se prueba algo, si no le gusta lo deja tirado y si se anima, va a la caja a pagar. No hay vendedores, hay dependientes: doblan y recolocan la ropa, y buscan tallas en el almacén.
  • El modelo del teleoperador. Es el del tipo que te llama a las 4 de la tarde para ofrecerte un cambio de línea. Sabe que necesita hacer 100 llamadas para coneguir 1 contrato. No le importa la impresión que genera en el 99% de los clientes. Sabe que cada llamada que hace le acerca al contrato, así que sigue llamando y sigue llamando. ¿Sabes por qué en la mayoría de los call centers los teleoperadores no usan su verdadero nombre?

Te sorprendería saber que el 90% de las personas que están buscando empleo siguen el modelo del teleoperador. Se dedican a mandar currículums y más currículums en modo metralleta, creyendo que hay una ley estadística que dice que de cada 10 curris que manda, 5 son leídos, 3 pre-seleccionados y 1 consigue una entrevista. Necesitará conseguir 5 entrevistas para recibir una oferta de empleo, es decir, mandar unos 50 curris. El problema es que a veces ese modelo falla. A veces no hay 50 ofertas a las que apuntarse. A veces las estadísticas no se cumplen. Qué coño, a veces hay que mandar el curri a varios procesos de la misma empresa el mismo año para cubrir la estadística.

Teloperadores

Paco, imprímeme más curris que estoy en racha (Una Maxim cortesía de Za Rodinu)

Si ese es tu modelo y te gusta, seguro que te interesa esto.

Por qué alguien ofrece Empleo

Lo primero que tienes que saber es por qué alguien ofrece un empleo. ¿Alguna vez te has preguntando lo que tiene que pasar alguien hasta que cuelga una oferta en InfoJobs? ¿Sabes lo que le cuestas a una empresa? Es decir, además de tu sueldo bruto. Lo que tiene que pagar a la Seguridad Social, el alquiler de la oficina a la que vas, el equipo que utilizas, el agua, la luz. Lo que le cuestan tus días de vacaciones. O esos días en que no te encuentras bien y te quedas en casa. O cuando has discutido con tu pareja y no tienes la cabeza en su sitio. Y la financiación que necesita.

¿Cómo que qué financiación? Ah, ¿que no sabías que tú cobras regularmente todos los meses pero los clientes pagan a 60 días? ¿Cómo? ¿Que no sabías que hay clientes que incluso pagan a 90 o 120 días saltándose a la torera la Ley 15/2010 de 5 de Julio de lucha contra la Morosidad en las Relaciones Comerciales? Algunos clientes incluso no pagan (claro, que si no pagan no son clientes, pero ese es otro tema)

Bien. La buena noticia es que si alguien está dispuesto a pasar por todo esto y ofrecer un empleo es por una razón. Porque le resulta más rentable hacerlo que no hacerlo.

Una empresa ofrece un empleo porque necesita de tus capacidades, habilidades y experiencia para solucionar los problemas de sus clientes, crecer, conseguir más cuota de mercado y ganar más dinero.

Se que te gustaría pensar que alguien ofrece empleo porque quiere que conduzcas un descapotable, que vivas en un ático en el centro, que tus hijos vayan a un colegio privado, o que tú te realices como persona.

Si piensas que alguien te da un trabajo porque le importan tus problemas, seguramente te interese esto.

El proceso de tu Venta Efectiva (la tuya)

Bueno. Ya sabemos que una empresa necesita las habilidades de alguien para crecer. Ahora sólo falta:

a) Que seas la persona adecuada y

b) Demostrarlo

¿Cómo que demostrarlo? ¡Soy la persona adecuada! ¡Está clarísimo! Mira el perfil del puesto, mira mi currículum, ¡soy yo!

Bienvenido al mundo real. Hay cientos de personas ahí fuera que hacen lo mismo que tú, algunas incluso mejor. Seguramente más barato. Vas a tener que luchar por esa oferta de empleo. Vas a tener que hacer esa venta. Tu venta.

Si quieres ganar tu venta tienes que luchar por ella. Ey, estamos en un mundo competitivo. Puede que luches y  no lo consigas. Pero si te quedas esperando, te garantizo que la va a conseguir otro.

Iniciativa

Si no os importa, yo voy a ver si localizo al manager que necesita la vacante. Vosotros seguid llamando a los de RRHH (La batalla de Somme en el blog de KingsAcademy)

Por suerte, existe una cosa que se llama el Modelo de la Venta Efectiva. Algunas personas creémos en él. Personas que atendemos cortesmente todas las llamadas del vendedor teleoperador para que siga avanzando en su estadística y nos recuerde por qué no queremos ser el vendedor teleoperador.

Este proceso tiene básicamente 5 pasos:

  • Llamar la Atención. Lo primero que tienes que lograr es que alguien se fije en ti. Si no, estarás hundido entre la pila de la mediocridad. No lo digo yo, lo dice Gauss, que publicó en 1809 lo que se conoce como distribución Normal. Aplicada al empleo equivale a decir básicamente que en cualquier oferta de empleo, el 70% de los candidatos tienen un perfil equivalente, un 13% destacan y un 2% son excelentes. No quieras saber qué pasa con el otro 15%.

El trabajo de un responsable de un proceso de selección es identificar el 15% de personas que destacan o son excelentes. Piensa en ellos. Ayúdales a hacer su trabajo. Ponles fácil que te descubran en ese 15%

  •  Generar Interés. Ya has conseguido que alguien se fije en ti. Ahora tienes que demostrarles que merece la pena que te conozcan. ¿Qué sabes hacer? Puedes expresarlo de muchas maneras, como por ejemplo, explicar todo lo que has aprendido; los logros que has conseguido; los proyectos por los que has pasado, etc. En general el interés es lo que hará que alguien te llame para una entrevista. En general, el mundo es un lugar asqueroso lleno de prejuicios. Pero es así, y tenemos que aprovecharnos de ello. Por ejemplo, supongamos que eres un recién titulado que se presenta a un trabajo de recién titulado: te aplicarán el prejucio de que nunca has trabajado. Por eso tienes que destacar todo lo que eres capaz de hacer con los conocimientos que has adquirido, tu capacidad de aprendizaje, y poner en valor cuando estuviste de becario o poniendo copas en un bar en verano. Se puede decir «He sido camarero en Chiringuito’s Playa» o se puede decir «En Chiringuito’s Playa adquirí experiencia en el trato directo con el cliente y gestión de sus expectativas (atención en las mesas); coordinación con el equipo de producción (gestionar comandas); interlocución con proveedores (recibir al del reparto); trabajo en equipos dinámicos (trabajo por turnos); y consecución de objetivos de negocio (llenar la sala y cobrar propinas)»
  • Convencimiento. Cuando vas a una entrevista tienes que tener únicamente una misión: convencer a la otra persona que eres el candidato más adecuado para el puesto. Y para hacerlo, sólo necesitas una cosa: entender qué es lo que necesitan, y por qué lo necesitan. Llegado a ese punto pueden pasar dos cosas: que te des cuenta que no eres lo que necesitan (convierte tu entrevista la oportunidad para otro puesto), o que sí seas la persona que necesitan. En ese caso, tienes que demostrarlo de la manera lo más objetiva posible. Proporciona datos que demuestren que eres esa persona, para que a nadie le quede la duda de tu capacidad. Desgrana tu experiencia demostrando que ya has hecho lo que te piden, y que además lo has hecho con éxito. Y añade una pizca de las cosas que podrías llegar a hacer. Pero tampoco te pases. No querrías estar vendiendo humo. A nadie le gusta comprar humo, por muy espeso que sea, y por muy bien que huela el incienso.

¿Llamarías a alguien que nunca ha reformado un baño para que reforme tu baño? ¿Entonces por qué alguien te pagaría por hacer algo que nunca has hecho?

  • Deseo. Pero pasa una cosa, amigos. En el sintagma «entrevista personal» queda meridianamente claro la palabra personal. Las personas tenemos sentimientos y emociones, y no nos bastan los datos objetivos para la toma de decisiones. Puede que en la entrevista te hayas dado cuenta de que no te interesa el tema. De que ese trabajo no es para ti. De que te habías generado una expectativa irreal. No pasa nada. Asegúrate de que la cosa es rápida, no hagas perder el tiempo a la persona que te entrevista. Pero, ¿qué pasa si resulta que te interesa? ¿Si resulta que eres la persona adecuada para el puesto? Pues nada, que tienes que conseguir que la persona con la que vas a trabajar se visualice a sí misma trabajando contigo. Tienes que conseguir que tu entrevistador salga de la reunión con un cuadro mental en el que ve que todos sus problemas se van a resolver gracias a ti. Para ello, tienes que haber conseguido entender cuál eran esos problemas, y explicar cómo vas a empezar a ponerte al lío el día que empieces.
  • Cierre. El Cierre de una venta no es exactamente igual que el de un proceso de selección. Que hayas generado el Deseo en tu empleador no quiere decir que la cosa esté hecha; si has seguido los pasos del proceso de tu Venta Efectiva recibirás una oferta de incorporación, aunque eso no quiere decir que la tengas que aceptar.
Efectiva

No hay nada más efectivo que una francotiradora rusa (Imagen de Za Rodinu)

Hay muchos motivos por los que no querrías vender tu producto a un cliente. Especialmente cuando tú eres tu propio producto. Es normal no aceptar una oferta de empleo si no te encajan las condiciones. En cuanto tengas claros los motivos por los que alguien ofrece empleo, cómo es la vida de una persona que recibe 100 curris en 2 días, o cómo demostrar que vas a resolver los problemas de alguien vas a poder permitirte el lujo de elegir dónde trabajas.

Aplicar el proceso de la venta efectiva a la búsqueda de empleo es jodidamente duro. Porque requiere mucho trabajo. No sólo trabajar tu «marca personal». Tu marca personal sólo te sirve para llamar la atención y despertar algo de interés. Lo importante viene luego: entender qué es lo que alguien necesita, convercerle de que eres tú, y generar el deseo. Ese es el cambio de la fase de «la marca personal» a la fase de «la venta efectiva».

Seguramente es más fácil el mecanismo de la ametralladora de CVs. «He hecho lo que he podido, he mandado 300 curris, pero la cosa está muy malitamente: no hay trabajo en ningún sitio». Autocomplacencia al 100%

¿Sabes qué? Ahí fuera hay personas que tienen muy claro lo que van a hacer para conseguir ese puesto de trabajo que deseas.

PS- Como en cualquier entrada de la categoría «Money Talks», los Beatles nos recuerdan qué es lo único que el Dinero no puede comprar (o eso dicen)

 

No me hagas Perder el Tiempo

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La Escala Evolutiva de la Organización del Tiempo

Si tuviera que elegir el síntoma por el que alguien pasa de ser sólo-un-tipo-organizado a un Dueño de Su Tiempo es el desarrollo de la empatía, la generosidad y el respeto por el tiempo del prójimo. Es más o menos sencillo aprender a organizarse uno mismo con el método «Motivación, Valores y Objetivos«. Si lo piensas bien, es un método profundamente egoísta, al fin y al cabo parte de los objetivos personales. Eso no quita que en tus valores puedan aparecer la «solidaridad» y el «compañerismo», y entre tus objetivos erigirte en «Paladín de los Desfavorecidos» o «Lord Protector del Reino». Pero reconozco que hasta ahora esta línea de reflexión sobre la Organización Personal y la Gestión del Tiempo parte de uno mismo. Estamos hablando de personas que saben organizar su tiempo, no se habla del de los demás.

En la escala evolutiva de la gestión del Tiempo podríamos establecer los siguientes estratos sociales:

  • Aquellos a los que les da igual lo que hacen con su tiempo. Siguen en el limo primigenio del caos.
  • Personas que saben que necesitan organizarse, pero no saben cómo. Es el peor estado evolutivo: son conscientes de tener un problema, pero no saben arreglarlo.
  • Los que saben cómo organizarse, pero no lo saben llevar a la práctica. Aunque se saben la teoría, fallan en la implementación. Antes o después lo conseguirán.
  • Personas que saben organizar su tiempo. Genial.
  • Y como máximo exponente evolutivo, rozando el Transhumanismo, las personas que están tan organizadas y son tan coherentes de la importancia de la gestión del Tiempo, que no hacen que los demás lo pierdan.

Por desgracia, estos cinco eslabones evolutivos no lo tienen nada fácil: les acechan implacables depredadores ladrones de tiempo.

Tyemposaurio

El temible Tyemposaurio es un depredador insaciable (Imagen de alwarrete)

Los Ladrones de Tiempo

En el día a día somos literalmente ametrallados por actividades que devoran nuestro tiempo productivo. Sin entrar todavía en muchos detalles, cualquier cosa que hace que dediques tus medios productivos (atención, capacidad, pensamiento, etc.) a algo que no te ayuda a lograr tus objetivos; sino que te aleja de ellos, es un ladrón de tiempo.

Se puede perder el tiempo de muchas maneras, he intentado agruparlas en algunas categorías:

  • Aquellas cuyo origen es un modelo organizativo deficiente
  • Las que tienen su origen en una persona que te interrumpe
  • Las que dependen de ti, porque reconócelo, eres un desastre

Modelos organizativos deficientes

Una de las principales causas de pérdida de tiempo viene ligada a un modelo de trabajo deficiente. En este caso, tenemos la suerte de ser víctimas: la pérdida de tiempo se origina por un factor externo propiciado por la empresa, sobre el que posiblemente tengamos poca capacidad de influencia para producir un cambio. Esta categoría es la favorita de los amigos de las excusas.

Algunos ejemplos de pérdidas de tiempo que entran en esta categoría pueden ser:

  • reuniones en las que no se establecen objetivos o se posterga la toma de decisiones (y por tanto, son improductivas) Las reuniones son el mal. Sólo hay un método infalible para controlar una reunión, y es sacar el cronómetro y la calculadora: descubre lo que está costando esa reunión y piensa si merece la pena pagar por ello.
  • indefinición de objetivos por parte de un responsable jerárquico, lo que supone que podamos llegar a empezar un trabajo sin saber lo que se pretende de él o cómo determinar si se ha llevado a cabo correctamente. Estamos condenandos por tanto a dar vueltas, ir y venir, y perder el tiempo.
  • volatilidad de las decisiones tomadas, lo que supone abandonar una línea de trabajo y empezar de nuevo. Es una de las mayores sensaciones de pérdida de tiempo: un cambio de opinión hace que se tire buen trabajo por el retrete. Hace falta madurez para aprender a vivir con estas situaciones.
  • mecanismos de comunicación deficientes que conducen a malos entendidos, tanto de los objetivos, como de las prioridades, condicionamientos, etc
  • dependencias con terceras personas, que no reciben el mismo nivel de importancia en sus tareas, y por tanto, no participan en las nuestras al mismo nivel. Estas relaciones de importancia asimétrica son una de las formas habituales de sabotear (casual o intencionadamente) los proyectos de un tercero.
  • burocracia excesiva, que conlleva que dediquemos un tiempo a actividades que sentimos que no nos aportan valor, y cuya importancia posiblemente no lleguemos a comprender por un problema de comunicación deficiente. Bueno, suponiendo que tengan importancia, claro.
  • siendo la existencia de indefinición de procedimientos el caso contrario del anterior. Hay varias situaciones negativas que pueden darse cuando las personas no saben cómo deben comportarse, por ejemplo: parálisis por la inseguridad de toma de decisión; toma de decisiones inadecuadas que suponen un perjuicio; etc.
  • conflictos de prioridades, uno de los problemas más graves que pueden darse en una organización: supone que hay objetivos que no se han priorizado adecuadamente, falta de medios para llevarlos a cabo, incapacidad de toma de decisión, etc.
  • medios inadecuados para la realización de las tareas, lo que acaba convirtiéndose en desmotivación, hastío y pérdida de productivad.
  • compartimentalización de la información, con las consecuentes pérdidas de tiempo buscando quién es el dueño de la misma, rellenando el modelo 100A para solicitar formalmente que la compartan, etc
  • caos organizativo, modelos de relaciones laborales en los que nadie sabe quién es responsable de qué, ni dónde está nada.
Laberinto

«Estoy deseando ayudar, sólo tienes que entrar en el Laberinto, encontrar el documento de definición de proceso de petición de cambio de tóner, y presentar una instancia con la firma manuscrita de tu responsable» (Imagen de Sterin)

Una de las mejores maneras que conozco para solucionar los problemas de productividad debido a modelos organizativos deficientes es pasar de la poesía a las matemáticas: suma los minutos que pierdes al cabo del día en tareas no productivas, multiplica por lo que le cuesta a tu empresa tu tiempo, proyecta esa cifra a todo el año, muestra el dinero que se está perdiendo e voilà! Si quedan dudas, añade al cálculo a otras personas en tu misma situación.

Las put@$ Interrupciones

Trabajar rodeado de personas te expone a interrupciones constantes. Algunas son necesarias, otras son distracciones (que a veces son necesarias), y otras son pérdidas de tiempo. De cualqueir manera, cuando estás concentrado recuerda que retomar la concentración y volver al punto en el que estabas seguramente lleve más tiempo que la interrupción en sí. Ejemplos pueden ser:

  • las reuniones informales, que al no tener objetivo ni agenda pueden prolongarse inevitablemente, sólo por el interés del tema que se está tratando.
  • ser necesario para otros compañeros, que acuden a ti porque eres una parte implicada en sus propios objetivos y procesos. Algo normal, porque en general no trabajamos solos. Es importante en ese caso que ambas partes acuerden cómo organizarse adecuadamente, lo que podrás hacer básicamente incluyendo la necesidad de colaboración entre las actividades planificadas de todos los implicados. De esta manera, estarás transformando una interrupción en una tarea productiva. De todas maneras, este aspecto da para otra entrada en el post, en la que tengo previsto hablar sobre el carácter profundamente asimétrico de la urgencia.
  • las visitas de cortesía. Reuniones en las que participas por deferencia a tu interlocutor, pero a las que acudes con una sensación previa de pérdida de tiempo.
  • el carácter latino y nuestra tendencia a socializar. Admitamos que nos gusta hablar, tomar cafés, alargar las comidas. Y no quiero entrar en el tema coqueteo interdepartamental. Recordad-el-refranero.
  • el teléfono. Una llamada de teléfono es algo imprevisible: en la mayor parte de los casos no sabes cuándo va entrar, ni cuál es su motivo, ni cuánto va a durar.

La tecnología además nos ha regalado tres tipos diferentes de interrupciones, que también es necesario aprender a gestionar:

  • el correo electrónico. Hay una auténtica obsesión por convencer a las personas que deben tener su Inbox a 0.  Casualmente, las personas que van por ahí haciendo proselitismo del Inbox a 0 venden clientes o apps de correo electrónico, o acaban de publicar un libro. Chorradas. El email es asimétrico, eso quiere decir que la persona que te escribe no espera una respuesta inmediata. ¿Lo entiendes? No espera una respuesta inmediata. No tienes por qué leer tu correo en tiempo real, ni tienes que contestar en tiempo real. Nada que te llegue por email puede ser urgente, y cualquier cretino que te haga una petición urgente por email se merece esperar. (Disfruta imaginándole pulsando F5 en su navegador, o dándole a «Enviar y Recibir» en el Outlook)
  • la mensajería instantánea. Tus compañeros ya no tienen que levantarse para interrumpirte. Pueden hacerlo sin moverse de la silla. Por cierto, a nadie le importa que hayas puesto un estado de «No me molestes». Si la mensajería instantánea te interrumpe no lo dudes: apágala cuando necesites concentración.
  • las redes sociales. Cualquier persona en cualquier lugar del mundo puede interrumpirte. Genial.
Interrupción

Las Interrupciones y Distracciones durante el trabajo pueden ser letales (Imagen de M. Martin Vicente, visible en directo en la calle Milaneses 3)

Tú eres tu propio Ladrón de Tiempo

Admítelo, eres un desastre. Tú mismo eres el causante de tus pérdidas de tiempo. El primer paso para poder solucionarlo es reconocerte en alguna de estas situaciones:

  • no sabes planificarte. No tienes una idea clara de lo que vas a hacer cada día. En general, respondes a los acontecimientos según te llegan.
  • a lo mejor tienes un plan, pero careces de la disciplina que necesitas para llevarlo a cabo
  • al no tener un sistema de trabajo sobre el que saques conclusiones y aprendas, no sabes cuánto tiempo tardas en hacer las cosas, lo que da lugar a que te plantees hitos irrealistas o tan holgados que pierdes el interés en ellos.
  • puede que sepas planificarte, pero como no has realizado tu enunciado de Misión, Valores y Objetivos, no tienes claro el impacto de tus tareas, así que te dedicas a perder el tiempo, marear la perdiz, postergar trabajo y procrastinar en general.
  • o puede que sepas planificarte, has enunciado tu Misión, Valores y Objetivos, y resulta que nada de lo que haces contribuye a que los consigas. Conclusión: desmotivación. Solución: vuelve a empezar.
  • o quizá sepas planificar actividades alineadas con tu Misión, Valores y Objetivos, pero lo que pasa es no sabes decir que No. Esto da para post.
Old Sparky

Culpable (Esta imagen de Old Sparky es de dominio público)

No me hagas Perder el Tiempo

Puede que lo que te voy a decir te parezca una chorrada, pero sólo es una pérdida de tiempo algo que te deja con sensación de pérdida de tiempo. Relacionarte con tus compañeros o ayudarles nunca es una pérdida de tiempo en sí mismo, jamás me oiréis decir eso. Por ejemplo, si tu trabajo consiste en definir procesos organizativos, necesitas hablar con tus compañeros. Si te has planteado como objetivo conocer a tus colaboradores, sus motivaciones y demás, necesitas hablar con ellos. Si quieres construir una reputación online, necesitas las redes sociales. Si quieres crecer profesionalmente, tienes que quitarles problemas a los de arriba.

Lo importante es aprender a saber qué te hace o no te hace perder el tiempo, y eso sólo lo sabes tú. No dejes que nadie te diga que chatear con tus compañeros es una pérdida de tiempo: decídelo tú mismo si por hacerlo no terminas tu trabajo a tiempo, o no con el nivel de calidad esperado. Resumiría el tema de la gestión de las pérdidas de tiempo en algunas reglas clave:

  1. Determina qué es o no una pérdida de tiempo sabiendo si te acerca o aleja de alguno de tus objetivos.
  2. Ojo, que algo te acerque a tus objetivos personales no quiere decir que lo tengas que hacer en ese momento. Ten claras tus prioridades. ¿Qué es mejor, ir a un evento de networking para emprendedores o ver la función escolar de tu hijo? ¿Quién si no tú puede decidirlo?
  3. Cuando alguien requiera de tu tiempo, reconce y valora su necesidad; y luego determina si la debes o no atender en ese momento. Quizá tengas que buscar el momento adecuado para tratarla.
  4. No te dejes engañar: aprende que la urgencia es asimétrica.
  5. Aprende a medir el tiempo que concedes a distracciones e interrupciones, y el impacto que tienen en tu planificación. Si no te has planificado, no sabes el impacto que tienen.
  6. En general, haz saber a otras personas que tienes que hacer otras cosas. No pasa nada, lo entenderán. A ellos también les molesta que les interrumpan. Se llama empatía.

Y sobre todo, recuerda la escala evolutiva de la gestión de Tiempo: no dejes que otros lo pierdan por tu culpa. Espero que este post no te haya parecido una pérdida de Tiempo; si es así, utiliza el formulario para decirme por qué. Gracias 🙂

Aprende a adquirir nuevos Hábitos

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El Hábito no hace al Monje

Todos tenemos nuestros hábitos. Nuestras rutinas. Forman parte de nuestra vida, son conductas que hemos incorporado a nuestro comportamiento, cosas que hacemos sin pensar. Como ponernos el reloj en la muñeca derecha (o la izquierda, según nos guste a cada uno). Nadie se para a pensar en qué muñeca se pone el reloj; la decisión en todo caso es qué reloj concreto ponerse según el día, o la ropa. Sin embargo, nuestros hábitos y nuestras rutinas no son necesariamente positivos. Por eso es importante que podamos elegirlos.

De vez en cuando llegan esas épocas del año en que nos paramos a pensar. Los que tenemos objetivos, hacemos repaso y comprobamos si los estamos alcanzando o no, y nos proponemos acciones de mejora. Los que no los tienen, empiezan a plantearse tener alguno. Y en ambos casos, surge la necesidad de incorporar nuevas conductas a nuestro comportamiento.

Por eso en Septiembre salen las colecciones por fascículos, que nos introducen el hábito de gastarnos 10€ o 20€ todos los domingos durante 6 o 7 meses.

Santísima Trinidad

El Santísima Trinidad, 4 puentes, 140 cañones y 375 fascículos semanales (Imagen de Rafael Gómez http://micamara.es)

Sin embargo, adquirir un nuevo hábito no es sencillo. Requiere:

  • Reflexión personal para identificar aquellos hábitos que deseamos cambiar
  • Interiorizar una declaración del beneficio que esperamos conseguir con el hábito
  • Disciplina para mantener la constancia y no abanadonar durante el periodo de incorporación del hábito

Recuerda: Cuando adquieres un nuevo hábito es posible que necesites saber cómo gestionar tu tiempo. Lo más seguro es que tengas que renunciar a hacer otras cosas que son Menos Importantes. Así que necesitas saber Qué Es Importante.

El proceso del Cambio

Si los gimnasios, academias de inglés y demás tienen un modelo de negocio basado en «pagas 6 meses por menos de lo que te cuestan 2» es por algo. Es porque saben que en realidad vas a dejarlo en 2 semanas. Porque saben que hay un proceso de cambio para la adquisición del nuevo hábito que muy pocas personas llegan a completar. Porque saben que la gente abandona.

Gimnasio

En mi gimnasio hay lista de espera para la matrícula (Imagen de Camping Marjal Costa Blanca)

El proceso de adquisición de un hábito pasa por 4 fases:

  • Duda. Durante la fase de Duda, nos planteamos la necesidad de cambiar alguna de nuestras actitudes, o de incorporar otras nuevas. Es importante que determinemos claramente que el hábito que vamos a adquirir supone una ventaja objetiva y medible en nuestra vida, para no perderlo de vista.
  • Buenas Intenciones. La fase de Buenas Intenciones puede llegar a ser efímera. Hemos decidido empezar a correr y nos hemos comprado unas zapas de 180€, unos pantalones molones, una camisa de esas de no sudar y hemos puesto música motivacional en el iPhone. Además de gastar invertir, en esta fase es muy importante planificar qué espacio va a tener el nuevo hábito en nuestra vida. Por ejemplo, si lo que queremos es salir al monte todos los domingos es importante que reorganizamos nuestra semana y agendas personales para que el domingo por la mañana sólo tenga una cosa que hacer, que sea ir al monte. Si tengo que poner lavadoras o recuperarme de resacas, posiblemente nunca pase de la fase de Buenas Intenciones.

Ley Natural: Ya lo hemos hablado muchas veces: cuando tengas objetivos personales para los que necesites hacer tareas, añádelas a tus calendario, lista TODO, o lo que sea que uses para organizarte, o nunca encontrarás tiempo para hacerlas.

  • Flaqueza. En la Fase de Flaqueza, las viejas rutinas, que permanecían latentes, vuelven con fuerza para decirnos que las echamos de menos. Sabes que antes o después vas a tener una fase de Flaqueza. Puede que no te apetezca salir a correr porque hace mal tiempo, o unos amigos te han llamado para salir. Los factores clave para lograr superar esta fase son: disciplina (tener presente el beneficio esperado), capacidad de planificación (reorganizar tu agenda para buscar tiempo para tu hábito si por lo que sea tienes imponderables) y saber buscar refuerzos positivos. Pueden venir de la mano de desafíos que te planteas, de premios que te das o de la ayuda de personas de tu entorno. Todo muy rollito gamificación.

Ley Natural: No esperes a la vuelta de vacaciones para empezar a adquirir nuevos hábitos. Empieza en vacaciones, precisamente cuando ya de por sí has roto tu rutina, estás en un estado mental positivo y puedes superar más fácilmente la Fase de Flaqueza.

  • Consolidación. Nadie sabe cuánto dura la Fase de Flaqueza. Simplemente un día ya no tienes que hacer un esfuerzo organizativo, mental o de disciplina para lograr repetir esa tarea. ¡Enhorabuena! Has adquirido un nuevo hábito.

Cambia de Hábitos cambiando el reloj de muñeca

Si quieres aprender a cambiar de hábitos, haz el experimento de cambiarte el reloj de muñeca. Es uno de los hábitos más difíciles de cambiar. Alguno me diréis, «nada de eso, dejar de fumar es más difícil». A lo que yo digo, toma claro, y dejar la heroína más difícil todavía. Lo que pasa es que dejar de fumar tiene un beneficio directo para la salud y supone un ahorro para el bolsillo; son dos beneficios objetivos innegables. Sin embargo, cambiar el reloj de muñeca es una gilipollez, por eso es más fácil dejarlo.

Breitling TopTime

Se empieza llevando el reloj en la derecha, y se acaba en una lancha con Martine Beswick (Imagen de DVDBeaver)

Cambiar el reloj de muñeca requiere auténtica disciplina:

  • Cuando te pones el reloj por las mañanas, no piensas en qué mano lo haces: es algo instintivo
  • Si te quitas el reloj para lavarte las manos, cosa que recomiendo para que no se te estropee la correa si es de piel, verás como instintivamente te lo llevas a la mano que no es
  • Tu muñeca se ha acostumbrado al peso del reloj. Cuando te lo pongas en la otra mano, te molestará
  • Escribir, conducir, teclear… son cosas que haces con las manos. Tener el reloj en la otra mano va a hacer que te sientas raro
  • También instintivamente giras la cabeza siempre al mismo sitio para mirar la hora
  • Si como yo, eres un tío elegante, es posible que te hayas hecho camisas a medida con puño francés cayendo en el error de hacer más ancho el puño del brazo del reloj. Si no sabes lo que es el puño francés, ya va siendo hora de que lo sepas.

Son todo problemas que no te aportan ninguna ventaja objetiva. Bueno, sí, te aporta una: demostrarte que puedes cambiar los hábitos que te de la gana.

No estás solo

Por último, recuerda: no estás solo. Las Redes Sociales son un importante catalizador del cambio de hábito. Compartir tus progresos y tus intenciones servirá para recibir refuerzo positivo durante tus momentos de flaqueza. ¿Con quién te interesa compartir tus hábitos? Claramente, con personas que ya los han adquirido, y o bien han pasado por el mismo proceso que tú, pueden inspirarte o pueden reforzarte en la declaración de beneficio objetivo. Por supuesto, habrá  gente a la que no le importe, e incluso les moleste saber que estás adquiriendo nuevos hábitos mientras ellos siguen apoltronados en los suyos. Mejor, un poco de trolling nunca viene mal.

Hay una segunda técnica interesante, la del calendario. Consiste en imprimir un calendario a dos meses vista, y tachar en él los días en los que has conseguido hacer el hábito. Es una técnica basada en la recompensa personal, una especie de gamificación incipiente. A tu cerebro le sienta bien tachar un día del calendario porque has logrado hacer lo que te proponías. Te da satisfacción. Y ver el calendario te ayuda durante la Fase de Flaqueza, es un refuerzo positivo. A través del hábito MacGuffin de tachar días en el calendario, interiorizas el hábito que te habías propuesto.

La tercera técnica que recomiendo es implicar a otra persona interesada en tu proceso de cambio. Es una interesante estrategia, porque da lugar a una dinámica en la que ninguno quiere ser el primero en darse por vencido.

Los Sacamantecas

El listo de los Sacamantecas pagó un año de cuota en The Holyday Gym y ya no supieron cómo parar (Imagen del blog de Jeff Vrabel)

Yo he empezado Septiembre con 3 nuevos hábitos:

  • salir a correr un día e ir a nadar dos todas las semanas, para lo que busco el refuerzo positivo compartiendo mis progresos con personas que ya han incorporado ese hábito.
  • dar clases de inglés a la hora de comer un par de días a la semana. Para desoxidar un poco y tal. En este hábito, he usado la Técnica de los Sacamantecas y he enrolado nada más y nada menos que a mi jefe 😉
  • y tercero, llevar el reloj en la izquierda. Para lo que además tengo pendiente hacerme un regalo de cumpleaños atrasado.

¿Cuántos has adquirido tú? Hábitos, no relojes.