Tempus Fugit

¡Ah! El tiempo, ese cabrón escurridizo. ¿Cuántas veces hemos dejado de hacer algo en la vida porque no hemos tenido tiempo? O quizá sí lo hemos tenido, lo que pasa es que se lo invertimos en otras cosas. En otras cosas a las que les hemos dado precedencia, lo que ha supuesto que hayamos tenido que elegir.

La pregunta no es saber si has elegido las cosas adecuadas, eso en general te lo dice la vida ( a los 5 minutos, o a los 5 días, o a los 5 meses..) No. La pregunta es cómo identificar la actividad adecuada para hacer, si tengo que elegir entre varias.

La mayoría de las veces, una mala planificación del tiempo es la que hace que…

• dejemos las cosas importantes para el final. Así que no tengamos tiempo para hacerlas, y nos sintamos frustrados.
• no sepamos cómo encajar las nuevas tareas entre las que teníamos empezadas. Así que acabamos por no hacer ninguna.
• nos distraigamos. Sobre todo en un mundo en que nuestro entorno está plagado de distracciones: que si el Whatsapp, que si el correo, que si los compañeros, que si el twitter, que si los compañeros, que si tu jefe, que si los compañeros… (exacto, los compañeros han salido 3 veces, los muy cabrones)
• no tengamos claro cuándo hay que decir que sí, y cuando que no. Hay que aprender a decir No de forma elegante, colaborativa, planteando alternativas, y sobre todo, diciendo No.
• perdamos el tiempo.
• y luego no sepamos cómo recuperarlo. Claro, en realidad, no se puede.

Lo cierto es que uno de los conceptos más clásicos de la gestión del tiempo es la lista de tareas; las llamadas TODO List. Es fundamental tener claras tres cosas sobre las listas de tareas que quizá nunca te habías planteado hasta ahora:

1. No son un fin en sí mismas. Están ahí para ayudarte, no para que tu único objetivo en la vida sea manejar listas de tareas.
2. Están vivas. Son cambiantes. Asume que no vas a tenerlas actualizadas en tiempo real y vivirás más feliz.
3. No todo tiene que estar en tu lista de tareas. Algunas cosas pueden estar en la lista de tareas de otro.

Y para finalizar, recuerda:

Consejo:La próxima vez que alguien te intente convencer de que tu vida gira en torno a una lista de tareas, piensa si puede ser que esté ganando dinero con ello.

La Pirámide de la Productivad

La clave de tu lista de tareas es su papel dentro de la Pirámide de tu Productividad. Básicamente, en la cima (base y cima en la misma frase acerca de pirámides, estoy hecho un poeta). En anteriores episodios de esta serie de artículos en los que comparto la filosofía gracias a la que Gestiono Mi Tiempo hemos hablado sobre los Objetivos y las Metas; y hemos llegado a la conclusión de que para poder llegar a un sitio, tenemos que trazar el camino que hay que recorrer.

Bien, pues el camino a recorrer, por muy corto que sea, se descompone en metas. Las metas pueden ser a corto plazo, o a largo plazo, y para lograr cumplir esas metas, hay que hacer tareas. Espero que esté claro que en esta frase estamos hablando de tus objetivos, tus metas y tus tareas.

Pongamos un ejemplo cercano: yo mismo. Me gusta el mundo de la Publicidad, quiero formarme al respecto. Encaja con mis Valores de «Aprender» y «Enredar», y en mi Objetivo de «Aumentar mi empleabilidad». Así que me planteo una meta a medio plazo, que es hacer un curso de postgrado, y eso me genera algunas tareas como pueden ser:

• Buscar información sobre la mejor escuela de negocio para hacerlo
• Reunir recomendaciones para mi carta de presentación
• Matricularme
• Ir a clase los viernes por la tarde y los sábados por la mañana durante un año
• Que me frían a casos y prácticas

Como esa Meta está alineada con mis Objetivos y nace de mis Valores, sus Tareas son prioritarias para mí. Ahora bien, ¿significa eso que me vaya a poner ya con el tema? Posiblemente no. Tengo otro Objetivo que es mi construir mi familia, y otro que es cuidar mi forma física, así que toca conjugar cómo conseguir:

• No desaparecer los fines de semana, que es cuando más tiempo puedo dedicar a los míos
• No dejar de ir a nadar los fines de semana

Total, encaje de bolillos. Que sólo se resuelve si yo miro mis Objetivos y los priorizo. Cuando tenga que elegir entre ir a nadar o ir a clase, miraré mis Objetivos y veré qué es más importante. Quizá tenga que buscarme una piscina a la que pueda ir a la hora de comer, o probar la educación a distancia.

Pero así es como hay que hacerlo, o al menos así es cómo lo hago yo. Si ahora mismo me apuntase a GESCO en ESIC que me obligase a dejar de ir a nadar y no estar para mi hijo, posiblemente me sentiría muy frustrado. Aunque eso sí, habría tachado un montón de tareas de mi lista.

¡Bravo por mi lista!

#NO

TODO or not TODO

Bueno, todos tenemos claro que para organizar nuestro día a día tenemos que tener clara la lista de «cosas que hacer». Olvídate de cómo la gestiones, recuerda que si tu lista de tareas no es un fin en sí misma, el mecanismo que utilices para gestionarla tampoco. ¿Que te apañas con una Moleskine, unos símbolos para defir prioridades, y vas tachando? Perfecto, eso sí, acuérdate de tenerla siempre a mano. ¿Que te has instalado no se qué herramienta que te sincroniza las Task de gMail con el Calendar a través de un widget en el móvil? Amazing.

Eso es lo de menos. No, lo verdaderamente importante es que tu lista no podrá ser completa mientras no incluya tareas relacionadas con tu vida personal.

Si en tu agenda no está tu vida personal, significa que no tienes nada que hacer «después del curro»; así que no lo harás, está claro. Igual que tu agenda no puede ser exclusivamente personal, porque salvo que seas Carmen Lomana y puedas vivir de las rentas, tienes que trabajar para conseguir ingresos.

Ley Universal: Si cuando planificas tu tiempo no tienes en cuenta tu vida personal, no te extrañe que no tengas vida personal.

Para poder elegir, tus cosas que hacer tienen que estar catalogadas según el nivel de importancia que le das. Al menos utiliza tres niveles:

1. Vital. Aquello debes hacer y es fundamental que hagas porque tiene que ver con tus Objetivos. ¿Qué es vital para tí? Si es vital estar en forma, tu tarea de ir al gimnasio, o a correr, no puedes dejarla pasar. En caso contrario, te sentirás frustrado.
2. Importante. Las cosas importantes se deben hacer, pero si cambia tu entorno o tu circustancia, las tendrás que dejar para otro momento. Aquí lo fundamental es que cuando pospones una tarea «importante», tienes que evolucionarla a «vital»… o corres el riesgo de que se enquiste y acabe siendo un problema más adelante. Si no, quizá no sea tan Importante y sólo sea Trivial.
3. Trivial. Las cosas triviales son aquellas que hacemos cuando nos sobra el tiempo, y que si no hacemos no pasa nada. Si te pasas el día haciendo cosas triviales es porque no tienes Objetivos en la vida. Luego no te quejes de no llegar a ninguna parte.

Efectivamente. «Vital», «Importante» y «Trivial», pero no aparece «Urgente» por ninguna parte. ¿Por qué no? Porque algo importante es aquello que tiene que ver con tus objetivos (y dale con los objetivos); mientras que algo urgente es simplemente algo que requiere tu atención. Requiere tu atención, pero ¿requiere que reorganices tu vida? ¿Requiere que renuncies a tu salud, o a tu familia, o a tu máster?

Ley Universal: Preocúpate por tener tu Inbox a 0 sólo si tu objetivo en la vida es tener tu Inbox a 0. Cosa que dudo.

Porque si todo el día te estás preocupando de cosas «que requieren tu atención» estás en medio de una grave crisis personal, lo que no sabes todavía es cuándo se va a desencadenar. Significa que nunca estás trabajando en las cosas «que son importantes para tus objetivos» y así no los vas a alcanzar. El día que te des cuenta, date por jodido (con perdón).

La pregunta clave es ¿Vives la vida pendiente de cosas urgentes que requieren tu atención? En caso afirmativo, postea por favor una foto de tu camión de bomberos 🙂