Lo Urgente es enemigo de lo Bueno

Teníamos un poco abandonado esto de la gestión del tiempo. Hemos estado dándole muchas vueltas a un tema recurrente, que es aprender a definir lo que es Importante. Por si te lo has perdido, lo puedes leer aquí, aunque el resumen básicamente es:

1. tener claros nuestros objetivos. «Qué queremos hacer.»
2. tener claras nuestras tareas. «Cómo vamos a conseguirlo.»
3. tener claras nuestras prioridades. «Cómo saber si tengo o no que hacer algo.»

Bueno, todo esto nos sigue adentrando en la reflexión de cómo aprovechar mejor el tiempo. Mejor ¿desde qué punto de vista? Desde el tuyo, obviamente. Aprovechar mejor el tiempo no se trata de una cuestión de trabajar más o trabajar menos horas, o de centrarse en la familia, o en los amigos. Una cosa está clara, y es que si dedicamos nuestro tiempo a las cosas que son importantes para nosotros (sean las que sean, que yo ahí no me meto) entonces estaremos contentos porque veremos cómo avanzamos hacia nuestros objetivos. Mientras que si las dedicamos a otras cuestiones que no son importantes para nosotros, nos sentiremos frustrados precisamente por lo contrario. Solamente por haber compartido estas reflexiones y haberos hecho pensar ya podría poner en mi tarjeta que soy un coach (aunque no lo voy a hacer hasta que escriba un libro)

Bien, hemos pensado, hemos definido nuestros Objetivos, tenemos una idea de cómo lograrlos, hemos entrado en un proceso de priorización de nuestras tareas y nos hemos organizado la vida para ser aquello que queremos ser. Y entonces todo se va a la mierda porque sin saber cómo, nos hemos convertido en bomberos.

La Tiranía de lo Urgente

Estoy seguro que quién más quién menos se ha visto sometido por la cruel tiranía de lo Urgente. Tenemos nuestra planificación tareas y prioridades, y de repente algo Urgente (es decir, algo que requiere mi atención) se cuela y desplaza a algo Importante (necesario para que yo cumpla mis objetivos).

Atender cosas Urgentes nos genera una falsa sensación de utilidad. Sentimos que hacemos cosas, que solucionamos problemas, que hacemos que las cosas avancen. Pero ¿qué cosas? ¿qué problemas? ¿Los nuestros? ¿O los de otros? Sí amigos, si vivimos solucionando problemas Urgentes a lo mejor sólo somos máquinas en el engranaje de los objetivos de otra persona. La sensación de frustración y de sentirse utilizado existe por algo. Ser un hamster en una rueda existe por algo. Recuerda: apagar fuegos es lo que tienes que hacer si eres un bombero.

Hay una herramienta muy sencilla para aprender a dar a cada problema la atención que merece. Se llama «Matriz de Eisenhower». Sí, sí, ese Eisenhower. Uno que fue el Comandante en Jefe del SHAEF (Mando Supremo de la Fuerza Expedicionaria Aliada), donde sirvieron 8 Ejércitos. No es que fuese un emprendedor ni un gurú, pero reconozco que el tio era un genio planificando, y llegó a Presidente de USA, así que a mí como referencia me vale. La Matriz de Eisenhower es un cuadrado de 2 x 2 en el que se etiquetan las filas y columnas con los rótulos «Importante», «No Importante», «Urgente» y «No Urgente». No sólo nos permite clasificar actividades según el criterio de Importancia y Urgencia, sino que además nos propone cómo encarganos de ellas.

La idea es básicamente ser capaz cada uno de colocar sus cosas que hacer en una de estas cuatro categorías. Recordemos que «Importante» es aquello que desde tu punto de vista debes hacer para conseguir tus objetivos, y «Urgente» es aquello que requiere tu atención.

1. Cosas «Importantes» y «Urgentes» pues hay que ponerse a hacerlas. Sobre este punto no hay discusión. La tiranía de lo urgente es un poco más llevadera cuando las cosas son importantes; al menos uno siente que está acercándose a sus objetivos…
2. Cosas «Importantes» pero no «Urgentes» son aquellas que nos acercan a nuestros objetivos en el medio y largo plazo.  En estas actividades son las que tenemos que trabajar nuestra gestión del tiempo y planificación. Aquí corremos el riesgo de perder de vista las cosas porque no son urgentes, por eso viene bien usar herramientas que te las recuerden, para no dejar que el día a día las entierre. De esta forma, irá pasando el tiempo, y si hemos ido dejando nuestra tarea de lado por otras (o porque hemos estado procrastinando perroneramente) llegará un día en que la veremos amenazadora en el horizonte y o bien nos ponemos a ello, o acabará siendo «Urgente» y se moverá de cuadrante. Siempre y cuando esté recogida en la herramienta de gestión que nos funcione (se llame Evernote, se llame Calendar o se llame Moleskine, pero por favor, que no se llame Post-it) no se nos olvidará y la acabaremos haciendo.
3. Cosas «Urgentes» pero «No Importantes». Si requieren nuestra atención, pero no son importantes para nosotros, es que lo son para otra persona. Por ejemplo, llamadas telefónicas, mírame esto, oye vente que hay una reunión, etc. Hace falta mucha disciplina para gestionar las tareas que hay en este cuadrante. Supone uno de los grandes temores, que es el miedo a decir «No» (en sus múltiples variantes) Es uno de los «quid de la cuestión» de la gestión del tiempo, desde mi punto de vista: romper la barrera psicológica de decir «No». Obviamente, todo el mundo tiene alguien a quién no se siente cómodo diciendole «No». Un jefe, un cliente, tu pareja, tu madre… Asumo que al cabo del día o de la semana, se me colarán muchas cosas «Urgentes» pero «No Importantes»; pero al final el ser humano es un animal de costumbres. Nosotros nos podemos acostumbrar a decir «Ahora no puedo, estoy terminando (lo que sea)», de la misma forma que los demás se acostumbrarán a que no tenemos ningún problema en ayudar, pero no a cualquier precio. Otra disciplina a ejercitar es la delegación, que consiste en asumir que no es bueno que nos echemos todo a la espalda, pensando que los demás son unos inútiles que no van a saber hacerlo bien. Otro día hablaremos sobre la delegación.
4. Cosas «No Importantes» y «No Urgentes». También llamadas «ladrones de tiempo». Esas cosas que nos distraen y nos hacen «perder» el tiempo. Una de las premisas de la necesidad de gestionar el tiempo de cada cual es que es limitado, que no tenemos suficiente tiempo para hacer lo que queremos/tenemos. Los ladrones de tiempo son precisamente estas actividades que consumen nuestro tiempo productivo, y nos alejan de nuestros objetivos, produciéndonos además una sensación negativa. Al menos, cuando nos dedicamos a actividades del cuadrante 3 podemos dejarnos llevar por la sensación de que estamos «contribuyendo», no a nuestros objetivos pero sí a otros (los de mi jefe, los de mi cliente, los de mi mujer…) Ejemplos de ladrones de tiempo puede ser: el exceso de socialización (el cafecito, el whatsapp), el exceso de burocracia, creerse que hay que tener el Inbox a 0, etc. Ojo, si te has marcado como objetivo en la vida tener 1 millón de amigos, entonces el tiempo que pasas en Facebook se considera cuadrante 2.

Cambia de Cuadrante

¿Cuanto tiempo pasas en los cuadrantes 3 y 4? Son los responsables de que te metas en la cama y pienses «me he pasado el día ocupado, pero no he hecho nada». O que te quedes currando en la oficina hasta las mil, suponiendo claro que en tu empresa no te obliguen a hacer el trabajo de dos personas, que eso también pasa, jeje. Siempre he pensado que el problema de que obliguen a hacer el trabajo de dos personas suele ser que te paguen sólo el sueldo de una.

Salir de ellos requiere disciplina y fuerza de voluntad. Disciplina porque si no has hecho el ejercicio de saber tus objetivos y cómo vas a conseguirlos, y qué es «importante» para tí, nunca vas a poder salir de las cosas que son importantes para otros… para otros que sí tienen claros sus objetivos y piensan que tú puedes ser un aliado, un facilitador, un peón… Y fuerza de voluntad, para no ceder al chantage emocional, a las ganas de postergar tus actividades, a la pereza, a la falta de interés, y sobre todo, al miedo a que los demás te pongan una cruz cuando vean que no pierdes el culo cada vez que te piden algo.

Una reflexión sobre este último punto. La vida es una cuestión de equilibrio. A veces tú serás necesario para que otra persona consiga sus objetivos (por ejemplo, que tu jefe tenga material para contar a un nuevo cliente) y otras veces será otra persona la necesaria para que tú consigas los tuyos (por ejemplo, que tu jefe te de un ascenso). Es necesario por tanto buscar ese equilibrio, o al menos tener claro que hay que hacerlo. Como suele decirse sobre los problemas, el primer paso para solucionarlos es reconocerlos.

Una eficaz gestión del tiempo supone trabajar principalmente en el cuadrante 2. Desde mi punto de vista, las personas que se pasan el día en el cuadrante 1, cuando todo es «importante» y «urgente» bien… es porque llevan un uniforme azul, cascos con visera, conducen camiones rojos y en Navidad posan desnudos en un calendario (hay que ver cómo les gusta a los bomberos salir con el culo al aire), o porque no ha hecho una adecuada planificación del tiempo.

¿En qué cuadrante pasas tú la mayor parte de tu tiempo?