Tempus Fugit

¡Ah! El tiempo, ese cabrón escurridizo. ¿Cuántas veces hemos dejado de hacer algo en la vida porque no hemos tenido tiempo? O quizá sí lo hemos tenido, lo que pasa es que se lo invertimos en otras cosas. En otras cosas a las que les hemos dado precedencia, lo que ha supuesto que hayamos tenido que elegir.

La pregunta no es saber si has elegido las cosas adecuadas, eso en general te lo dice la vida ( a los 5 minutos, o a los 5 días, o a los 5 meses..) No. La pregunta es cómo identificar la actividad adecuada para hacer, si tengo que elegir entre varias.

Algunas cosas desde el principio no parecen buena idea (Imagen de pasukaru76)

La mayoría de las veces, una mala planificación del tiempo es la que hace que…

• dejemos las cosas importantes para el final. Así que no tengamos tiempo para hacerlas, y nos sintamos frustrados.
• no sepamos cómo encajar las nuevas tareas entre las que teníamos empezadas. Así que acabamos por no hacer ninguna.
• nos distraigamos. Sobre todo en un mundo en que nuestro entorno está plagado de distracciones: que si el Whatsapp, que si el correo, que si los compañeros, que si el twitter, que si los compañeros, que si tu jefe, que si los compañeros… (exacto, los compañeros han salido 3 veces, los muy cabrones)
• no tengamos claro cuándo hay que decir que sí, y cuando que no. Hay que aprender a decir No de forma elegante, colaborativa, planteando alternativas, y sobre todo, diciendo No.
• perdamos el tiempo.
• y luego no sepamos cómo recuperarlo. Claro, en realidad, no se puede.

Lo cierto es que uno de los conceptos más clásicos de la gestión del tiempo es la lista de tareas; las llamadas TODO List. Es fundamental tener claras tres cosas sobre las listas de tareas que quizá nunca te habías planteado hasta ahora:

1. No son un fin en sí mismas. Están ahí para ayudarte, no para que tu único objetivo en la vida sea manejar listas de tareas.
2. Están vivas. Son cambiantes. Asume que no vas a tenerlas actualizadas en tiempo real y vivirás más feliz.
3. No todo tiene que estar en tu lista de tareas. Algunas cosas pueden estar en la lista de tareas de otro.

Y para finalizar, recuerda:

Consejo:La próxima vez que alguien te intente convencer de que tu vida gira en torno a una lista de tareas, piensa si puede ser que esté ganando dinero con ello.

La Pirámide de la Productivad

La clave de tu lista de tareas es su papel dentro de la Pirámide de tu Productividad. Básicamente, en la cima (base y cima en la misma frase acerca de pirámides, estoy hecho un poeta). En anteriores episodios de esta serie de artículos en los que comparto la filosofía gracias a la que Gestiono Mi Tiempo hemos hablado sobre los Objetivos y las Metas; y hemos llegado a la conclusión de que para poder llegar a un sitio, tenemos que trazar el camino que hay que recorrer.

A veces dejamos que otros trazen nuestro camino, y ¡sorpresa! (Imagen de theritters)

Bien, pues el camino a recorrer, por muy corto que sea, se descompone en metas. Las metas pueden ser a corto plazo, o a largo plazo, y para lograr cumplir esas metas, hay que hacer tareas. Espero que esté claro que en esta frase estamos hablando de tus objetivos, tus metas y tus tareas.

Pongamos un ejemplo cercano: yo mismo. Me gusta el mundo de la Publicidad, quiero formarme al respecto. Encaja con mis Valores de «Aprender» y «Enredar», y en mi Objetivo de «Aumentar mi empleabilidad». Así que me planteo una meta a medio plazo, que es hacer un curso de postgrado, y eso me genera algunas tareas como pueden ser:

• Buscar información sobre la mejor escuela de negocio para hacerlo
• Reunir recomendaciones para mi carta de presentación
• Matricularme
• Ir a clase los viernes por la tarde y los sábados por la mañana durante un año
• Que me frían a casos y prácticas

Como esa Meta está alineada con mis Objetivos y nace de mis Valores, sus Tareas son prioritarias para mí. Ahora bien, ¿significa eso que me vaya a poner ya con el tema? Posiblemente no. Tengo otro Objetivo que es mi construir mi familia, y otro que es cuidar mi forma física, así que toca conjugar cómo conseguir:

• No desaparecer los fines de semana, que es cuando más tiempo puedo dedicar a los míos
• No dejar de ir a nadar los fines de semana

Total, encaje de bolillos. Que sólo se resuelve si yo miro mis Objetivos y los priorizo. Cuando tenga que elegir entre ir a nadar o ir a clase, miraré mis Objetivos y veré qué es más importante. Quizá tenga que buscarme una piscina a la que pueda ir a la hora de comer, o probar la educación a distancia.

Pero así es como hay que hacerlo, o al menos así es cómo lo hago yo. Si ahora mismo me apuntase a GESCO en ESIC que me obligase a dejar de ir a nadar y no estar para mi hijo, posiblemente me sentiría muy frustrado. Aunque eso sí, habría tachado un montón de tareas de mi lista.

¡Bravo por mi lista!

#NO

TODO or not TODO

Bueno, todos tenemos claro que para organizar nuestro día a día tenemos que tener clara la lista de «cosas que hacer». Olvídate de cómo la gestiones, recuerda que si tu lista de tareas no es un fin en sí misma, el mecanismo que utilices para gestionarla tampoco. ¿Que te apañas con una Moleskine, unos símbolos para defir prioridades, y vas tachando? Perfecto, eso sí, acuérdate de tenerla siempre a mano. ¿Que te has instalado no se qué herramienta que te sincroniza las Task de gMail con el Calendar a través de un widget en el móvil? Amazing.

Eso es lo de menos. No, lo verdaderamente importante es que tu lista no podrá ser completa mientras no incluya tareas relacionadas con tu vida personal.

Mr Roboto trabaja 24 horas al día, y ahí le tenéis, apunto de ponerle cremita a unas amigas en la espalda (Imagen de AndyWilson)

Si en tu agenda no está tu vida personal, significa que no tienes nada que hacer «después del curro»; así que no lo harás, está claro. Igual que tu agenda no puede ser exclusivamente personal, porque salvo que seas Carmen Lomana y puedas vivir de las rentas, tienes que trabajar para conseguir ingresos.

Ley Universal: Si cuando planificas tu tiempo no tienes en cuenta tu vida personal, no te extrañe que no tengas vida personal.

Para poder elegir, tus cosas que hacer tienen que estar catalogadas según el nivel de importancia que le das. Al menos utiliza tres niveles:

1. Vital. Aquello debes hacer y es fundamental que hagas porque tiene que ver con tus Objetivos. ¿Qué es vital para tí? Si es vital estar en forma, tu tarea de ir al gimnasio, o a correr, no puedes dejarla pasar. En caso contrario, te sentirás frustrado.
2. Importante. Las cosas importantes se deben hacer, pero si cambia tu entorno o tu circustancia, las tendrás que dejar para otro momento. Aquí lo fundamental es que cuando pospones una tarea «importante», tienes que evolucionarla a «vital»… o corres el riesgo de que se enquiste y acabe siendo un problema más adelante. Si no, quizá no sea tan Importante y sólo sea Trivial.
3. Trivial. Las cosas triviales son aquellas que hacemos cuando nos sobra el tiempo, y que si no hacemos no pasa nada. Si te pasas el día haciendo cosas triviales es porque no tienes Objetivos en la vida. Luego no te quejes de no llegar a ninguna parte.

Efectivamente. «Vital», «Importante» y «Trivial», pero no aparece «Urgente» por ninguna parte. ¿Por qué no? Porque algo importante es aquello que tiene que ver con tus objetivos (y dale con los objetivos); mientras que algo urgente es simplemente algo que requiere tu atención. Requiere tu atención, pero ¿requiere que reorganices tu vida? ¿Requiere que renuncies a tu salud, o a tu familia, o a tu máster?

Ley Universal: Preocúpate por tener tu Inbox a 0 sólo si tu objetivo en la vida es tener tu Inbox a 0. Cosa que dudo.

Porque si todo el día te estás preocupando de cosas «que requieren tu atención» estás en medio de una grave crisis personal, lo que no sabes todavía es cuándo se va a desencadenar. Significa que nunca estás trabajando en las cosas «que son importantes para tus objetivos» y así no los vas a alcanzar. El día que te des cuenta, date por jodido (con perdón).

La pregunta clave es ¿Vives la vida pendiente de cosas urgentes que requieren tu atención? En caso afirmativo, postea por favor una foto de tu camión de bomberos 🙂

Tus Valores

Conozco a mucha gente que siente que hay algo en su vida que no encaja. Y paradójicamente, no necesariamente estas personas trabajan como animales. Conozco a personas que trabajan muchísimo y se lo están pasando estupendamente (yo, por ejemplo) y otras personas que trabajan muchísimo y están hartos de todo. Y conozco a personas que no dan un palo al agua y se sienten desgraciados, y otras que no dan un palo al agua y están felices y contentos.

Se que en mi blog no encajan fotos de gatitos, pero qué queréis, este no encaja en su cesta y a las tías les gustan los gatitos (Imagen de jadakatt)

Parece por tanto que trabajar muchas horas o trabajar pocas no es lo que hace que la gente sea feliz o desgraciada. Tiene que haber algo más… La sensación de realización de una persona está directamente relacionada con la sensación de si su vida se conduce de acuerdo a sus valores.

A principios de los 90, un par de sabios llamados Robert Kaplan y David Norton publicaron un paper en la HBR que ha traído de cabeza a toda clase de empresas desde entonces. En él, declaran la importancia fundamental que tiene para el éxito de una organización definir tres conceptos:

• Su Misión. Es decir, para qué está en el mundo; para qué alguien se ha metido en el lío de invertir tiempo, dinero y dar trabajo a otras personas.
• Su Visión. Osea, las metas que espera conseguir y el camino que va a recorrer para conseguirlas.
• Sus Valores. El conjunto de principios éticos que definen la cultura de la organización, y que por tanto determinan sus pautas de comportamiento.

Con eso, nos enseñaron a definir objetivos de negocio,  e indicadores (los modernos los llaman KPI) para saber si se están cumpliendo, y en caso contrario, tomar medidas.

Estoy convencido que en cualquier parte del mundo hay ahora mismo tres o más personas trabajando en definir la misión, visión y valores de alguna empresa; cientos de profesionales de Recursos Humanos redactando contenidos en intranets, newsletters y revistas corporativas para transmitirlos; miles de managers intentando que esos conceptos calen en cascada en su organización; y cientos de miles de empleados pasando ampliamente del tema.

Y lo que es peor, pasando ampliamente de saber cuáles son sus propios valores.

«Estos son mis principios; si no le gustan tengo otros» G. Marx (Imagen de stevegarfield)

Intenta pensar cuáles son tus principios. Los tuyos. Aquello que determina tu conducta. Aquello a lo que mires cuando dudes qué hacer. Por ejemplo, tu carrera profesional, tu familia, tu paz interior, tu salud, tu pasta, tus amigos, tu ocio, tu imagen personal… Tus valores son la clave. La pirámide de tu productividad se cimenta en tus valores.

Tu visión

Bien, una vez que tienes claro cómo eres va siendo hora de que conozcas y pienses en qué quieres. Que si estás convencido de que tú mismo eres tu propia empresa, hagas caso a lo que dicen los que saben de empresa y hagas tu propio enunciado de visión. Y si no estás convencido, da igual. Define tu visión. Piensa hacia dónde vas y cómo serás cuando llegues. Tu visión es tuya porque eres tú mismo el que sale en esa imagen, por tanto debe inspirarte, debe emocionarte.

Tener una visión es mirar hacia delante, es vivir conforme a lo que imaginamos, y no a lo que recordamos.

No se cómo decirlo: necesitas una visión.

Necesitas una visión, pero recuerda que Winners Don’t Use Drugs (Imagen de Mintegui)

Tu Misión

Tu misión es tu razón de ser, es el propósito que le quieres dar a tu vida. Es la dirección que quieres seguir. Es muy fácil definir cuál es la misión de tu vida. ¿Para qué estás en el mundo? ¿Por qué haces lo que haces? ¿Qué quieres significar para otras personas? ¿Cómo quieres que te recuerden?

Tener una misión es definir un sentido para tu vida. Si tu misión es formar una familia unida basada en valores de respeto, amor y tolerancia pero trabajas 20 horas al día, siento comunicarte que estás fracasando. Si tu misión es encontrar la realización personal convirtiéndote en un referente de conocimiento técnico de todo el que te rodea, pero te pasas el día vagueando y rehuyes la responsabilidad, entonces sigue buscando, hay miles de premios.

Si no sabes hacia dónde vas, entonces da igual el camino que tomes (Imagen de xomiele)

Tener una Misión en la vida es clave. Es la forma en la que vas a poder definir tus objetivos. Y tener objetivos en la vida no sirve de nada si no identificas los pasos que tienes que dar para conseguirlos; si no te marcas unas metas. Tener metas es marcarte un camino, unos logos; y saber medir si los has alcanzado, o no; si estás cerca de ellos o estás a años luz.

Tus Objetivos

Es importante tener objetivos en la vida. Seas quién seas y hagas lo que hagas. ¿Cómo te gustaría ser dentro de 5 años? Mucha gente no lo piensa, no se lo plantea. Tienen miedo de pensar en cómo le gustaría ser dentro de 5 años, porque eso les obliga a enfrentarse a sí mismos, a su yo interno. Con lo cual posiblemente se dejen llevar por la inercia. Con un poco de suerte una persona sin objetivos en la vida encontrará una buena corriente y llegará a algo interesante. Si no, se estancará en algún lodazal. Un día se despertará en medio del lodazal, con barro hasta las orejas, mirará al rededor y pensará ¿qué coño he hecho con mi vida?

Otras personas tienen claro lo que quieren ser dentro de 5 años, tienen un objetivo… pero no dan los pasos que les acercan a él. En medio de la vorágine de su vida, no tienen tiempo de pensar en ello. Pero luego llegan las vacaciones, y una semana en la playa viendo el mar es tiempo más que suficiente para darse cuenta de que la vida no es como pensábamos que sería. Realmente es casi peor que el caso anterior; tener un objetivo y ver que no se ha conseguido es muy frustrante.

Por último, hay personas que tienen una imagen de sí mismos dentro de 5 años, y saben distinguir qué cosas les acercan a esa imagen y qué cosas les alejan. Y como lo saben, son capaces de priorizar las diferentes facetas de su vida, también sus tareas, y gestionar el tiempo que le dedican a cada una.

He dicho 5 años por decir algo. 5 años es tiempo suficiente para fijarse unas metas, dar algunos pasos, ver el camino que se está recorriendo, y corregir el rumbo si es necesario.

Personalmente yo tengo una imagen muy nítida de mí mismo dentro de 5 años. Es muy ambiciosa, todo hay que decirlo. Pero bueno, lo importante es que la veo claramente; y además creo que sé lo que tengo que hacer para llegar a ella. Es más, veo mi vida de hoy en día y se parece bastante a cómo pensaba que sería hace 5 años. Me niego a pensar que sea una cuestión de suerte, es más, quiero pensar que he seguido un camino, que he tomado las decisiones que tenía que tomar, y que soy una persona tenaz.

Qué pereza me da ahora empezar a fumar, lo demás está hecho (Imagen de Christina Saint Marche)

Haz el ejercicio. Piensa en cómo te gustaría ser dentro de 5 años. ¿Cómo es tu trabajo? ¿Dónde vives? ¿Con quién? ¿Qué estarías haciendo ahora mismo? ¿Qué sensaciones esperas sentir? Coje esa foto o esa película que te has hecho de tí mismo y tenla presente en tu cabeza la próxima vez que tengas que tomar una decisión.

El otro día, cuando hablábamos del Síndrome de la Semana Antes de Vacaciones, dejaba la reflexión acerca del tiempo en la importancia de tener claros los conceptos que determinan la capacidad de planificación del tiempo (y que resumidamente, eran tener un objetivo, conocer el esfuerzo necesario para lograrlo, saber descomponerlo en objetivos más pequeños, saber medir el grado de avance, y tener claras las prioridades). Bien, ¿eso significa que una persona que sepa planificarse es dueña de su tiempo?. Obviamente, no. Como dijo el Generalfeldmarschall Helmuth von Moltke en el siglo XIX, «Ningún plan resiste el contacto con el enemigo» (cita que por otra parte se atribuye erróneamente a Patton)

Patton fue el que dijo «Lead me, follow me or get out of my way» (Imagen de cliff1066)

Y es que porque por desgracia nunca seremos del todo dueños de nuestro tiempo. Una persona que se desplace en trasporte público podrá verse afectado por una interrupción del servicio, algo que en Madrid por ejemplo nos pasa con frecuencia (debido a aquellos trabajadores que consideran que para hacer valer sus derechos, tengo yo que perder los míos). En cambio, el que se desplaze en coche por Madrid se las verá todos los días con el tráfico y los atascos, las rutas escolares, la doble fila de los colegios y la carga y descarga, etc. O necesitamos a una persona para realizar un trabajo y se pone enfermo. O llama un cliente y pide que le preparemos la super oferta del siglo para mañana. Etc.

Ley Natural: Hay acontecimientos que podemos controlar, pero creemos que no podemos. Y hay acontecimientos que creemos que podemos controlar, pero no podemos.

Por tanto, en esta línea de reflexión sobre la gestión del tiempo, cada vez toma más peso los objetivos: «tener claro qué actividades se quieren realizar». Y aunque parezca de perogrullo, haz la prueba. Pregunta a la persona que tengas al lado, «oye, ¿qué tienes pensado hacer hoy?» Algunas personas serán capaces de decir con pelos y señales todo lo que tienen que hacer en su trabajo. Otras dirán los planes que han hecho para después del trabajo. La mayoría de las personas se sorprenderán con la pregunta, y tendrán que pararse a pensar la respuesta. Sólo unos pocos tendrán claro todo lo que esperan hacer ese día.

Qué práctico es hacer la lista de la compra en una pared (Imagen de chrisfurniss)

Pregúntatelo tú mismo, ¿qué tienes pensado hacer hoy? Porque realmente, la clave para el control del tiempo es el control de las actividades, o visto de una manera más amplia, el control de los acontecimientos. Cuando sabemos lo que queremos hacer, y damos los pasos necesarios para conseguirlo, sentimos que tenemos el «control». A veces no hacemos lo que «queremos», sino lo que «tenemos» que hacer, lo cual es normal en situaciones en las que se establecen relaciones de dependencia; como «tener que llevar a la suegra a Ikea» o «tener que trabajar porque por eso me pagan». A efectos de la organización del tiempo, no hay mucha diferencia.

Controlar el tiempo no significa tener pocas cosas que hacer, al contrario de lo que muchos podrían pensar. Controlar el tiempo tampoco significa reducir las actividades a lo esencial. ¿Lo esencial según quién? Una persona puede ser muy activa, y hacer muchas cosas; y si las tiene bajo control, tendrá confianza en sí mismo y sentirá que lleva la batuta de su vida. Una persona que no tiene el control de sus actividades, sino que son estas las que le controlan a él, se sentirá frustada precisamente porque es su entorno (no necesariamente el laboral, puede ser el personal) el que le dirige.

Planificar no es nada más que poner en secuencia las actividades que una persona quiere / tiene que hacer. Para ello hay que saber qué se quiere hacer, y cuáles son aquellos asuntos más importantes, los que por unos motivos que sea no pueden esperar. Es decir, hay que establecer un criterio para ordenar la secuencia. Y ser capaces de reaccionar ante los imprevistos, como decía Von Moltke. Periódicamente hay que revisar las tareas, reordenardas, asumir los cambios en las prioridades, y replanificar. Algunas claves para hacer una buena planificación son:

• Ponderar las tareas con respecto al tiempo que tenemos para hacerlas. De forma coherente, ya que la Ley de Parkinson establece que las tareas tienden a durar el tiempo que hemos previsto que van a durar, aunque puediera ser menos. Una vez que decimos que algo hay que hacerlo el miércoles, posiblemente acabemos haciéndolo el miércoles. Esto lo sabe cualquiera que haya tenido que presentar un trabajo o estudiar para un examen 😉
• Establecer metas diarias concretas. Descomponer una tarea muy pesada en otras más pequeñas es una buena manera de hacerla más llevadera. O por lo menos, de comprobar nuestro avance, lo que psicológicamente siempre es una ayuda. Y además, permite adaptarnos a las interrupciones.
• Asignar una prioridad a las tareas, y saber modificar (o no) esta prioridad cuando aparecen imprevistos y tareas nuevas.
• Anticiparnos a los obstáculos. ¿Qué cosas pueden impedir que hagamos una tarea, y por tanto, qué cosas pueden alterar nuestra planificación? En la medida en que podamos anticiparnos, podremos ser capaces de reaccionar.
• Revisar el grado de cumplimiento de los objetivos durante el plazo que se ha fijado para su consecución. ¿Nos estamos acercando? ¿Hay cosas que nos alejan?

Col. Hannibal Smith. 98 capítulos de planificación maestra (Imagen de comentandopeliculas.blogspot.com)

Y aún así, hay muchas personas que eligen no hacer planes. No tener objetivos, ni identificar sus tareas. Prefieren ser reactivos, y su gestión del tiempo consiste en responder a estímulos. Un estímulo puede ser la última petición de su jefe, el último capricho de su pareja, o la última oferta de LastMinute.com.

En general, hay personas que no quieren pensar sobre las actividades que tienen que hacer porque eso les obliga a pensar en sus objetivos; dejarse llevar por el carpe díem es una forma de vida como otra cualquiera. En realidad, da igual que una persona que no tenga claros sus objetivos, se irá encontrando con cosas que hacer, y esas cosas que hacer se le acumularán en su  lista de tareas. Quizá el plan no sea a medio ni a largo plazo, pero hay siempre hay un plan, aunque sea el plan de no tener un plan.

Planificación de los desembarcos en los cuatro sectores de Omaha Beach (Del Proyecto HyperWar en iBiblio.org)

A modo de conclusión. Cuando planificamos el momento en que queremos hacer algo, estamos marcándonos un objetivo. Y cuando a uno de esos objetivos le asignamos la importancia que tiene para nosotros, le estamos dando una prioridad. Cuando todos los objetivos tienen una prioridad, hemos establecido una planificación.

En general, se acepta que la clave para la gestión del tiempo es la gestión de la prioridad, pero no de la prioridad de cualquiera, sino de nuestra prioridad. Y para poder hacerlo, tenemos que asumir y descubrir  los criterios que cada uno de nosotros usaremos para definir nuestras prioridades; y eso es algo que no podemos dejar que haga otro en nuestro lugar.

Axioma universal (segundo aviso): Si no tienes un plan, posiblemente formes parte del plan de otro. Y adivina lo que tiene pensado para ti: no mucho, y nada bueno

Habrá personas para las que la diversión será su principal prioridad, para otras será su pareja, o su familia, o su trabajo, etc.. Nadie, salvo uno mismo, puede decir que una es mejor o peor que otra, pero cada uno tenemos que tener claro cuáles son nuestras prioridades. Por que la frustración viene cuando no gestionamos nuestro tiempo de acuerdo a nuestras prioridades; cuando nuestra prioridad es «la familia» y estamos «12 horas trabajando». O cuando nuestra prioridad es «el trabajo» y estamos «esperando que nos llamen»

En la próxima entrada hablaremos de cómo tenemos que tener claro nuestros objetivos para poder establecer nuestras prioridades.

Pregunta: ¿Alguna vez habéis sufrido el síndrome de la semana antes de vacaciones?

Consiste en que la semana antes de coger vacaciones es con diferencia la más dura hasta la fecha; acumulamos trabajo porque todo el mundo nos pide cosas que hay que terminar antes de que nos vayamos. Y nosotros, con ese sentimiento de culpabilidad de los vencedores (osea, de los que se van de vacaciones mientras el resto de pringaos compañeros se queda pasando calor), resolvemos todos los temas que podemos; y los que no, los dejamos lo más «encarrilados» posible.

Si nunca te has ido de vacaciones pensando en «debería haber terminado no se qué» o «no he hablado con fulanito para decirle esto otro» entonces:

1. tienes un nivel de responsabilidad bajo en tu organización y nada de lo que hagas influye en sus resultados
2. tienes mucha responsabilidad en tu organización, pero estás esperando que te despidan para cogerte un año sabático
3. vives de las rentas en una vida de lujo y glamour y necesitas unas vacaciones para reponerte de las vacaciones
4. trabajas en una plantación de algodón y no sabes lo que son las vacaciones
5. eres el Amo de la planificación. Entonces deja de leer estos post y haz algo más productivo

Pero si el síndrome de la semana antes de vacaciones es duro, peor aún es el síndrome del día de la marmota a la vuelta de vacaciones.

Phil, pensaba que te dije que acabases esta propuesta durante mis vacaciones

Exacto. Después del achuchón de la semana antes de vacaciones, cuando volvemos dos o tres semanas más tarde, las cosas estan igual que cuando nos fuimos: no ha pasado nada, los proyectos no se han cancelado, el cliente no ha puesto una demanda, la empresa no ha cerrado, no han muerto niños en el Tercer Mundo, ect., por algo que hayamos dejado de hacer. Nuestras responsabilidades nos siguen esperando, solo que dos o tres semanas más tarde, junto con otras nuevas que han ido creciendo en nuestra ausencia. ¿Seguro que algo que nos puede esperar tres semanas era tan importante?

Ley Natural. Da igual cuanto trabajo adelantes currando los fines de semana, el lunes habrá más esperándote.

Hay muchas otras situaciones similares en las que es fácil darse cuenta de que dedicamos mucho tiempo a actividades que nos hacen sentir que estamos perdiendo el tiempo. O situaciones en las que para lograr cumplimentar tareas aparentemente sencillas, invertimos más tiempo del que deberíamos por culpa de los «fuegos» del día a día.

Ley Natural. Una actividad hecha sin interrupciones y en concentración es más eficaz que otra en la que se producen interrupciones.

Como suelo decir, me gustaría ser bombero, pero por desgracia no lo soy.  Es una metáfora que durante mucho tiempo he usado para defenderme cuando otras personas trataban de imponerme su urgencia y su falta de planificación, distrayéndome de aquello que era importante para mí.  No soy bombero, así que no me paso la mañana sentado en un banco al sol, charlando con mis compañeros y viendo pasar a las chatis señoritas; esperando a ver si suena la sirena, para ponerme el casco y salir corriendo y entrar en acción (con todo mi respeto y admiración hacia los bomberos #respect)

La realidad es que todos tenemos muchas cosas que hacer de todo tipo, más de las que podemos al cabo del día, y eso signfica que necesito tener en cuenta cuáles hago, porque esas son las que impiden que haga otras.

Ley de Pareto aplicada al tiempo. Con el 20% de nuestro esfuerzo producimos el 80% de nuestros resultados.

Según el diccionario de la RAE, el tiempo es:

2. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.

Por una serie de cuestiones apasionantes relacionadas con la astronomía y los egipcios, un «día» tiene «24 horas», y las tenemos que dedicar a actividades de todo tipo, entre las que están las laborales, pero muchas otras como nuestras relaciones personales, aficiones, familia, etc. La propia naturaleza del tiempo nos dice que es finito y por tanto limitado. Las actividades que queremos hacer tendrán una «duración», lo que significa que tendrán una magnitud de tiempo; hacer una llamada telefónica es algo que a priori puede durar «poco tiempo»; sin embargo la persona con la que queremos hablar puede no estar disponible, y esa actividad habrá que posponerla. Otra actividad como aprender a tocar la guitarra como un virtuoso puede durar toda una vida,  por tanto habrá que descomponerla en otras menores, planificarlas y retomarlas con cierta periodicidad (por ejemplo, una vez a la semana)

Así que cuando tenemos una serie de cosas que hacer, la propia esencia del tiempo nos dice que no podemos hacerlas todas a la vez, y que por tanto es necesario fijar la prioridad de dichas actividades. En general, podría decirse que para que una persona pueda tener hasta cierto punto el control de su tiempo deberá:

• tener claro qué actividades se quieren realizar.
• saber cuánto «tiempo» requieren dichas actividades.
• saber descomponer aquellas actividades cuya duración no le permita completarlas a lo largo del día en otras menores.
• saber medir el avance de una actividad para controlar si ha terminado o no, y en caso de que no, si le va a llevar más tiempo del que pensaba.
• y por supuesto, tener clara la prioridad de cada actividad, para que en el hipotético caso de que al cabo del día no podamos hacer todo lo que nos gustaría, saber dónde hay que centrarse y donde no.

Esta serie de habilidades son las que habitualmente se asocian a los conceptos «organizar» o «planificar«; una persona que sea capaz de planificar su tiempo podrá (hasta cierto punto), saber qué actividades tiene que hacer e ir sacándolas adelante; mientras que alguien que no lo sea, no podrá, o no hará las actividades apropiadas.

En próximos post espero compartir con vosotros en qué consiste la planificación del tiempo.