Pregunta: ¿Alguna vez habéis sufrido el síndrome de la semana antes de vacaciones?

Consiste en que la semana antes de coger vacaciones es con diferencia la más dura hasta la fecha; acumulamos trabajo porque todo el mundo nos pide cosas que hay que terminar antes de que nos vayamos. Y nosotros, con ese sentimiento de culpabilidad de los vencedores (osea, de los que se van de vacaciones mientras el resto de pringaos compañeros se queda pasando calor), resolvemos todos los temas que podemos; y los que no, los dejamos lo más «encarrilados» posible.

Si nunca te has ido de vacaciones pensando en «debería haber terminado no se qué» o «no he hablado con fulanito para decirle esto otro» entonces:

1. tienes un nivel de responsabilidad bajo en tu organización y nada de lo que hagas influye en sus resultados
2. tienes mucha responsabilidad en tu organización, pero estás esperando que te despidan para cogerte un año sabático
3. vives de las rentas en una vida de lujo y glamour y necesitas unas vacaciones para reponerte de las vacaciones
4. trabajas en una plantación de algodón y no sabes lo que son las vacaciones
5. eres el Amo de la planificación. Entonces deja de leer estos post y haz algo más productivo

Pero si el síndrome de la semana antes de vacaciones es duro, peor aún es el síndrome del día de la marmota a la vuelta de vacaciones.

Phil, pensaba que te dije que acabases esta propuesta durante mis vacaciones

Exacto. Después del achuchón de la semana antes de vacaciones, cuando volvemos dos o tres semanas más tarde, las cosas estan igual que cuando nos fuimos: no ha pasado nada, los proyectos no se han cancelado, el cliente no ha puesto una demanda, la empresa no ha cerrado, no han muerto niños en el Tercer Mundo, ect., por algo que hayamos dejado de hacer. Nuestras responsabilidades nos siguen esperando, solo que dos o tres semanas más tarde, junto con otras nuevas que han ido creciendo en nuestra ausencia. ¿Seguro que algo que nos puede esperar tres semanas era tan importante?

Ley Natural. Da igual cuanto trabajo adelantes currando los fines de semana, el lunes habrá más esperándote.

Hay muchas otras situaciones similares en las que es fácil darse cuenta de que dedicamos mucho tiempo a actividades que nos hacen sentir que estamos perdiendo el tiempo. O situaciones en las que para lograr cumplimentar tareas aparentemente sencillas, invertimos más tiempo del que deberíamos por culpa de los «fuegos» del día a día.

Ley Natural. Una actividad hecha sin interrupciones y en concentración es más eficaz que otra en la que se producen interrupciones.

Como suelo decir, me gustaría ser bombero, pero por desgracia no lo soy.  Es una metáfora que durante mucho tiempo he usado para defenderme cuando otras personas trataban de imponerme su urgencia y su falta de planificación, distrayéndome de aquello que era importante para mí.  No soy bombero, así que no me paso la mañana sentado en un banco al sol, charlando con mis compañeros y viendo pasar a las chatis señoritas; esperando a ver si suena la sirena, para ponerme el casco y salir corriendo y entrar en acción (con todo mi respeto y admiración hacia los bomberos #respect)

La realidad es que todos tenemos muchas cosas que hacer de todo tipo, más de las que podemos al cabo del día, y eso signfica que necesito tener en cuenta cuáles hago, porque esas son las que impiden que haga otras.

Ley de Pareto aplicada al tiempo. Con el 20% de nuestro esfuerzo producimos el 80% de nuestros resultados.

Según el diccionario de la RAE, el tiempo es:

2. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.

Por una serie de cuestiones apasionantes relacionadas con la astronomía y los egipcios, un «día» tiene «24 horas», y las tenemos que dedicar a actividades de todo tipo, entre las que están las laborales, pero muchas otras como nuestras relaciones personales, aficiones, familia, etc. La propia naturaleza del tiempo nos dice que es finito y por tanto limitado. Las actividades que queremos hacer tendrán una «duración», lo que significa que tendrán una magnitud de tiempo; hacer una llamada telefónica es algo que a priori puede durar «poco tiempo»; sin embargo la persona con la que queremos hablar puede no estar disponible, y esa actividad habrá que posponerla. Otra actividad como aprender a tocar la guitarra como un virtuoso puede durar toda una vida,  por tanto habrá que descomponerla en otras menores, planificarlas y retomarlas con cierta periodicidad (por ejemplo, una vez a la semana)

Así que cuando tenemos una serie de cosas que hacer, la propia esencia del tiempo nos dice que no podemos hacerlas todas a la vez, y que por tanto es necesario fijar la prioridad de dichas actividades. En general, podría decirse que para que una persona pueda tener hasta cierto punto el control de su tiempo deberá:

• tener claro qué actividades se quieren realizar.
• saber cuánto «tiempo» requieren dichas actividades.
• saber descomponer aquellas actividades cuya duración no le permita completarlas a lo largo del día en otras menores.
• saber medir el avance de una actividad para controlar si ha terminado o no, y en caso de que no, si le va a llevar más tiempo del que pensaba.
• y por supuesto, tener clara la prioridad de cada actividad, para que en el hipotético caso de que al cabo del día no podamos hacer todo lo que nos gustaría, saber dónde hay que centrarse y donde no.

Esta serie de habilidades son las que habitualmente se asocian a los conceptos «organizar» o «planificar«; una persona que sea capaz de planificar su tiempo podrá (hasta cierto punto), saber qué actividades tiene que hacer e ir sacándolas adelante; mientras que alguien que no lo sea, no podrá, o no hará las actividades apropiadas.

En próximos post espero compartir con vosotros en qué consiste la planificación del tiempo.