El otro día, cuando hablábamos del Síndrome de la Semana Antes de Vacaciones, dejaba la reflexión acerca del tiempo en la importancia de tener claros los conceptos que determinan la capacidad de planificación del tiempo (y que resumidamente, eran tener un objetivo, conocer el esfuerzo necesario para lograrlo, saber descomponerlo en objetivos más pequeños, saber medir el grado de avance, y tener claras las prioridades). Bien, ¿eso significa que una persona que sepa planificarse es dueña de su tiempo?. Obviamente, no. Como dijo el Generalfeldmarschall Helmuth von Moltke en el siglo XIX, «Ningún plan resiste el contacto con el enemigo» (cita que por otra parte se atribuye erróneamente a Patton)

Y es que porque por desgracia nunca seremos del todo dueños de nuestro tiempo. Una persona que se desplace en trasporte público podrá verse afectado por una interrupción del servicio, algo que en Madrid por ejemplo nos pasa con frecuencia (debido a aquellos trabajadores que consideran que para hacer valer sus derechos, tengo yo que perder los míos). En cambio, el que se desplaze en coche por Madrid se las verá todos los días con el tráfico y los atascos, las rutas escolares, la doble fila de los colegios y la carga y descarga, etc. O necesitamos a una persona para realizar un trabajo y se pone enfermo. O llama un cliente y pide que le preparemos la super oferta del siglo para mañana. Etc.

Ley Natural: Hay acontecimientos que podemos controlar, pero creemos que no podemos. Y hay acontecimientos que creemos que podemos controlar, pero no podemos.

Por tanto, en esta línea de reflexión sobre la gestión del tiempo, cada vez toma más peso los objetivos: «tener claro qué actividades se quieren realizar». Y aunque parezca de perogrullo, haz la prueba. Pregunta a la persona que tengas al lado, «oye, ¿qué tienes pensado hacer hoy?» Algunas personas serán capaces de decir con pelos y señales todo lo que tienen que hacer en su trabajo. Otras dirán los planes que han hecho para después del trabajo. La mayoría de las personas se sorprenderán con la pregunta, y tendrán que pararse a pensar la respuesta. Sólo unos pocos tendrán claro todo lo que esperan hacer ese día.

Pregúntatelo tú mismo, ¿qué tienes pensado hacer hoy? Porque realmente, la clave para el control del tiempo es el control de las actividades, o visto de una manera más amplia, el control de los acontecimientos. Cuando sabemos lo que queremos hacer, y damos los pasos necesarios para conseguirlo, sentimos que tenemos el «control». A veces no hacemos lo que «queremos», sino lo que «tenemos» que hacer, lo cual es normal en situaciones en las que se establecen relaciones de dependencia; como «tener que llevar a la suegra a Ikea» o «tener que trabajar porque por eso me pagan». A efectos de la organización del tiempo, no hay mucha diferencia.

Controlar el tiempo no significa tener pocas cosas que hacer, al contrario de lo que muchos podrían pensar. Controlar el tiempo tampoco significa reducir las actividades a lo esencial. ¿Lo esencial según quién? Una persona puede ser muy activa, y hacer muchas cosas; y si las tiene bajo control, tendrá confianza en sí mismo y sentirá que lleva la batuta de su vida. Una persona que no tiene el control de sus actividades, sino que son estas las que le controlan a él, se sentirá frustada precisamente porque es su entorno (no necesariamente el laboral, puede ser el personal) el que le dirige.

Planificar no es nada más que poner en secuencia las actividades que una persona quiere / tiene que hacer. Para ello hay que saber qué se quiere hacer, y cuáles son aquellos asuntos más importantes, los que por unos motivos que sea no pueden esperar. Es decir, hay que establecer un criterio para ordenar la secuencia. Y ser capaces de reaccionar ante los imprevistos, como decía Von Moltke. Periódicamente hay que revisar las tareas, reordenardas, asumir los cambios en las prioridades, y replanificar. Algunas claves para hacer una buena planificación son:

• Ponderar las tareas con respecto al tiempo que tenemos para hacerlas. De forma coherente, ya que la Ley de Parkinson establece que las tareas tienden a durar el tiempo que hemos previsto que van a durar, aunque puediera ser menos. Una vez que decimos que algo hay que hacerlo el miércoles, posiblemente acabemos haciéndolo el miércoles. Esto lo sabe cualquiera que haya tenido que presentar un trabajo o estudiar para un examen 😉
• Establecer metas diarias concretas. Descomponer una tarea muy pesada en otras más pequeñas es una buena manera de hacerla más llevadera. O por lo menos, de comprobar nuestro avance, lo que psicológicamente siempre es una ayuda. Y además, permite adaptarnos a las interrupciones.
• Asignar una prioridad a las tareas, y saber modificar (o no) esta prioridad cuando aparecen imprevistos y tareas nuevas.
• Anticiparnos a los obstáculos. ¿Qué cosas pueden impedir que hagamos una tarea, y por tanto, qué cosas pueden alterar nuestra planificación? En la medida en que podamos anticiparnos, podremos ser capaces de reaccionar.
• Revisar el grado de cumplimiento de los objetivos durante el plazo que se ha fijado para su consecución. ¿Nos estamos acercando? ¿Hay cosas que nos alejan?

Y aún así, hay muchas personas que eligen no hacer planes. No tener objetivos, ni identificar sus tareas. Prefieren ser reactivos, y su gestión del tiempo consiste en responder a estímulos. Un estímulo puede ser la última petición de su jefe, el último capricho de su pareja, o la última oferta de LastMinute.com.

En general, hay personas que no quieren pensar sobre las actividades que tienen que hacer porque eso les obliga a pensar en sus objetivos; dejarse llevar por el carpe díem es una forma de vida como otra cualquiera. En realidad, da igual que una persona que no tenga claros sus objetivos, se irá encontrando con cosas que hacer, y esas cosas que hacer se le acumularán en su  lista de tareas. Quizá el plan no sea a medio ni a largo plazo, pero hay siempre hay un plan, aunque sea el plan de no tener un plan.

A modo de conclusión. Cuando planificamos el momento en que queremos hacer algo, estamos marcándonos un objetivo. Y cuando a uno de esos objetivos le asignamos la importancia que tiene para nosotros, le estamos dando una prioridad. Cuando todos los objetivos tienen una prioridad, hemos establecido una planificación.

En general, se acepta que la clave para la gestión del tiempo es la gestión de la prioridad, pero no de la prioridad de cualquiera, sino de nuestra prioridad. Y para poder hacerlo, tenemos que asumir y descubrir  los criterios que cada uno de nosotros usaremos para definir nuestras prioridades; y eso es algo que no podemos dejar que haga otro en nuestro lugar.

Axioma universal (segundo aviso): Si no tienes un plan, posiblemente formes parte del plan de otro. Y adivina lo que tiene pensado para ti: no mucho, y nada bueno

Habrá personas para las que la diversión será su principal prioridad, para otras será su pareja, o su familia, o su trabajo, etc.. Nadie, salvo uno mismo, puede decir que una es mejor o peor que otra, pero cada uno tenemos que tener claro cuáles son nuestras prioridades. Por que la frustración viene cuando no gestionamos nuestro tiempo de acuerdo a nuestras prioridades; cuando nuestra prioridad es «la familia» y estamos «12 horas trabajando». O cuando nuestra prioridad es «el trabajo» y estamos «esperando que nos llamen»

En la próxima entrada hablaremos de cómo tenemos que tener claro nuestros objetivos para poder establecer nuestras prioridades.