En ocasiones voy a Reuniones Eficaces

Las reuniones eficaces no existen. Punto. Dejemos de darle vueltas. Dejemos de invertir tiempo y dinero en conseguir que lo sean. De publicar estudios y papers, de inventar metodologías, de publicar carteles en las salas de juntas. Cuanto antes nos demos cuenta mejor. Si usamos el número de resultados de búsquedas en Google como muestra del interés en un término, haceos a la idea de que «reuniones eficaces» con 22 millones de resultados está más cerca de «sexo gratis» (26 millones) que de «calentamiento global» (4,5 millones). Y los expertos siguen sin ponerse de acuerdo en que exista alguna de las tres cosas

Hay muchos motivos por los que una reunión se convierte en algo improductivo, casi tantos como personas. En general, tienen que ver con la falta de interés en el objeto de la reunión, la tendencia a dar vueltas en círculo en lugar de avanzar, la necesidad de imponer el criterio de uno frente al resto, la incapacidad para tomar decisiones, etc.

¿Cómo reaccionamos ante las reuniones ineficaces? Una encuesta de Verizon aporta datos demoledores al respecto:

• El 96% admite que se ha escaqueado de alguna reunión
• El 95% confiesa haberse saltado alguna parte
• El 91% de los encuestados reconce que desconecta y se pierde en sus ensoñaciones
• El 73% aprovecha para hacer otras cosas
• Un 39% se echa una cabezadita (malditas sabandijas afortunadas)

5 Trucos para Fingir que Estás en una Reunión

Si eres parte de ese 73% que aprovecha una reunión para adelantar trabajo, responder correos, mantenerte activo en las redes sociales o intercambiar mensajitos con tu pareja, que sepas que estás faltando miserablemente al respeto del resto de tus compañeros. ¿Por no prestar atención? Nah, ellos tampoco lo hacen. El problema es que ellos están perdiendo el tiempo y en cambio tú no. No es justo.

Por eso, y sin que sirva de precedente, aquí tienes 5 trucos para fingir que estás en una reunión. Utílizalos con sabiduría para que parezca que participas en la misma medida que el resto, y procura intercalarlos para que nadie sospeche.

• Cambia la Perspectiva. Es infalible. Cuando notes que tus compañeros están centrándose en algún micro-detalle de lo que sea, propón dar un paso atrás para ver la imagen global. En cambio, si están hablando de vaguedades de alto nivel, lo que tienes que hacer decir que muy bien, pero que conviene ir aterrizando el tema. En cualquiera de los dos casos, pensarán que eres un maestro de la estrategia.
• Elige y Elogia. Identifica a la persona que te genere mayor empatía, que pueda subirte el sueldo o que quieras bajar su ropa interior, y elogia su último comentario. Procura no arriesgarte, haz un elogio lo suficientemente genérico que sirva en cualquier situación. «Es una idea interesante, creo que merece la pena profundizar por ese camino y ver hasta dónde nos lleva«. Conseguirás tiempo adicional para acabar un par de slides o cerrar algún bug de última hora.
• Genera un Debate. Esta es ligeramente contraria a la anterior. Elige a la persona que peor te caiga y sugiere ladinamente que sus argumentos son subjetivos y que eso es un riesgo de sesgo que podría llevar a la toma de una decisión equivocada. No sólo estás alimentando el ego de la mesa, sugiriendo que se va a tomar alguna decisión (ingenuos) sino que además estás contribuyendo activamente al éxito de la misma. Pregúntale con educación en qué datos objetivos se basa, o qué podría hacerse para conseguirlos. Con un poco de suerte, se formará un nuevo Comité o Grupo de Trabajo, del que podrás formar parte para seguir aprovechando el tiempo en tus reuniones.
• Invoca al Ausente. Por muy masiva que sea una reunión, siempre habrá alguien que no asista. Puede ser porque no haya sido convocado, o porque haya conseguido escaquearse de la reunión. Invocar al Ausente es una forma infalible de abrir una ronda de opiniones, muchas de las cuales pueden llegar a revelar comentarios socarrones, rencillas personales, venganzas pendientes, adicciones, líos amorosos, etc. Cuando notes que se ha llegado a alguna clase de acuerdo, preguntate en voz alta «Me gustaría saber cómo se lo va a tomar Romerales«. Aprovecha para tomar notas en tu CRM personal de las filias, fobias, oportunidades de chantaje o posibles apoyos que necesites a futuro.
• Haz El Diagrama. Diferentes reuniones requieren diferentes diagramas. Unas veces se articulan en torno a diagramas de componentes, otros diagramas de cajas, a veces se pintarán muñequitos que representen usuarios… Dibujar un diagrama es un valor seguro pero… ¿cómo hacerlo si no estás en la reunión? No importa que no haya una pizarra blanca en la sala de reuniones, acostumbra a llevar siempre un cuaderno para tomar notas, o mejor aún, pide un papel en blanco. Y dibuja El Diagrama. El Diagrama es un arcano incontestable que aplica en cualquier reunión, puesto que relaciona tres conceptos universalmente aceptados y gestionados en cualquier empresa: tiempo, costes y alcance. Cuando lo dibujes, afirma una obviedad, como por ejemplo «No nos olvidemos que esto se trata de equilibrar los tres ejes, ¿o es que vamos a sacrificar alguno?» Habrás generado una estupenda ronda de debate que podrás usar para leer alguna review del último gadget tecnológico, sin saber si quiera de qué se estaba hablando. Recuerda resaltar los ejes mientras los dibujes, siguiendo este ejemplo. Puedes alternar la ubicación de los conceptos entre reuniones, incluso puedes dejar volar tu creatividad pintando el triángulo invertido.

Por cierto, si quieres saber cómo he aprendido estos 5 trucos, cuál es mi favorito, o si alguna vez los he utilizado contigo, querido lector, te recomiendo que hables con mi abogado.

Cómo Lograr que una Reunión sea Efectiva

Sólo conozco una forma de lograr que una reunión sea efectiva. De conseguir que sus participantes mantengan la atención y se concentren en lograr los objetivos definidos para la misma. Doy por supuesto que todos sabemos que hay que informar a las personas de qué se espera conseguir, de la agenda de la reunión, convocar con antelación para que se prepare, invitar a las personas que tengan que tomar decisiones, respetar la puntualidad… Todo eso está muy bien.

Pero la clave es la pasta.

Saber cuánto está costando. Exponer abiertamente el dinero que le cuesta a la organización el tiempo de sus asistentes. Y preguntar al final de la reunión si alguien pagaría de su bolsillo ese dinero por recibir los mismos resultados que se hayan conseguido.

Por si te queda alguna duda, la forma de calcularlo es sencilla:

• Suma lo que le cuesta una hora de cada asistente a la organización (no en bruto, sino en total, incluyendo la cotización a la Seguridad Social y demás costes derivados para la empresa)
• Dividelo por 60 para saber el coste por minuto
• Multiplica por el número de minutos transcurrido. Para optimizarlo, puedes hacerlo en bloques de 5 minutos (recuerda multiplicar por 5)
• Y sobre todo, añade el coste de oportunidad. Es decir, lo que esas personas están dejando de hacer por ir a esa reunión.

En tu próxima reunión abre Meeting Ticker  o alguna herramienta similar (siempre y cuando sea en tiempo real) y proyecta el navegador en una pared a pantalla completa.

Si eso no hace que todo el mundo se ponga las pilas para lograr que la reunión sea eficiente, nada lo hará.

PS- Como suele ser habitual en los posts de la categoría «Money Talks», U2 nos recuerda lo duro que es ganarse el sustento