La Escala Evolutiva de la Organización del Tiempo

Si tuviera que elegir el síntoma por el que alguien pasa de ser sólo-un-tipo-organizado a un Dueño de Su Tiempo es el desarrollo de la empatía, la generosidad y el respeto por el tiempo del prójimo. Es más o menos sencillo aprender a organizarse uno mismo con el método «Motivación, Valores y Objetivos«. Si lo piensas bien, es un método profundamente egoísta, al fin y al cabo parte de los objetivos personales. Eso no quita que en tus valores puedan aparecer la «solidaridad» y el «compañerismo», y entre tus objetivos erigirte en «Paladín de los Desfavorecidos» o «Lord Protector del Reino». Pero reconozco que hasta ahora esta línea de reflexión sobre la Organización Personal y la Gestión del Tiempo parte de uno mismo. Estamos hablando de personas que saben organizar su tiempo, no se habla del de los demás.

En la escala evolutiva de la gestión del Tiempo podríamos establecer los siguientes estratos sociales:

• Aquellos a los que les da igual lo que hacen con su tiempo. Siguen en el limo primigenio del caos.
• Personas que saben que necesitan organizarse, pero no saben cómo. Es el peor estado evolutivo: son conscientes de tener un problema, pero no saben arreglarlo.
• Los que saben cómo organizarse, pero no lo saben llevar a la práctica. Aunque se saben la teoría, fallan en la implementación. Antes o después lo conseguirán.
• Personas que saben organizar su tiempo. Genial.
• Y como máximo exponente evolutivo, rozando el Transhumanismo, las personas que están tan organizadas y son tan coherentes de la importancia de la gestión del Tiempo, que no hacen que los demás lo pierdan.

Por desgracia, estos cinco eslabones evolutivos no lo tienen nada fácil: les acechan implacables depredadores ladrones de tiempo.

Los Ladrones de Tiempo

En el día a día somos literalmente ametrallados por actividades que devoran nuestro tiempo productivo. Sin entrar todavía en muchos detalles, cualquier cosa que hace que dediques tus medios productivos (atención, capacidad, pensamiento, etc.) a algo que no te ayuda a lograr tus objetivos; sino que te aleja de ellos, es un ladrón de tiempo.

Se puede perder el tiempo de muchas maneras, he intentado agruparlas en algunas categorías:

• Aquellas cuyo origen es un modelo organizativo deficiente
• Las que tienen su origen en una persona que te interrumpe
• Las que dependen de ti, porque reconócelo, eres un desastre

Modelos organizativos deficientes

Una de las principales causas de pérdida de tiempo viene ligada a un modelo de trabajo deficiente. En este caso, tenemos la suerte de ser víctimas: la pérdida de tiempo se origina por un factor externo propiciado por la empresa, sobre el que posiblemente tengamos poca capacidad de influencia para producir un cambio. Esta categoría es la favorita de los amigos de las excusas.

Algunos ejemplos de pérdidas de tiempo que entran en esta categoría pueden ser:

• reuniones en las que no se establecen objetivos o se posterga la toma de decisiones (y por tanto, son improductivas) Las reuniones son el mal. Sólo hay un método infalible para controlar una reunión, y es sacar el cronómetro y la calculadora: descubre lo que está costando esa reunión y piensa si merece la pena pagar por ello.
• indefinición de objetivos por parte de un responsable jerárquico, lo que supone que podamos llegar a empezar un trabajo sin saber lo que se pretende de él o cómo determinar si se ha llevado a cabo correctamente. Estamos condenandos por tanto a dar vueltas, ir y venir, y perder el tiempo.
• volatilidad de las decisiones tomadas, lo que supone abandonar una línea de trabajo y empezar de nuevo. Es una de las mayores sensaciones de pérdida de tiempo: un cambio de opinión hace que se tire buen trabajo por el retrete. Hace falta madurez para aprender a vivir con estas situaciones.
• mecanismos de comunicación deficientes que conducen a malos entendidos, tanto de los objetivos, como de las prioridades, condicionamientos, etc
• dependencias con terceras personas, que no reciben el mismo nivel de importancia en sus tareas, y por tanto, no participan en las nuestras al mismo nivel. Estas relaciones de importancia asimétrica son una de las formas habituales de sabotear (casual o intencionadamente) los proyectos de un tercero.
• burocracia excesiva, que conlleva que dediquemos un tiempo a actividades que sentimos que no nos aportan valor, y cuya importancia posiblemente no lleguemos a comprender por un problema de comunicación deficiente. Bueno, suponiendo que tengan importancia, claro.
• siendo la existencia de indefinición de procedimientos el caso contrario del anterior. Hay varias situaciones negativas que pueden darse cuando las personas no saben cómo deben comportarse, por ejemplo: parálisis por la inseguridad de toma de decisión; toma de decisiones inadecuadas que suponen un perjuicio; etc.
• conflictos de prioridades, uno de los problemas más graves que pueden darse en una organización: supone que hay objetivos que no se han priorizado adecuadamente, falta de medios para llevarlos a cabo, incapacidad de toma de decisión, etc.
• medios inadecuados para la realización de las tareas, lo que acaba convirtiéndose en desmotivación, hastío y pérdida de productivad.
• compartimentalización de la información, con las consecuentes pérdidas de tiempo buscando quién es el dueño de la misma, rellenando el modelo 100A para solicitar formalmente que la compartan, etc
• caos organizativo, modelos de relaciones laborales en los que nadie sabe quién es responsable de qué, ni dónde está nada.

Una de las mejores maneras que conozco para solucionar los problemas de productividad debido a modelos organizativos deficientes es pasar de la poesía a las matemáticas: suma los minutos que pierdes al cabo del día en tareas no productivas, multiplica por lo que le cuesta a tu empresa tu tiempo, proyecta esa cifra a todo el año, muestra el dinero que se está perdiendo e voilà! Si quedan dudas, añade al cálculo a otras personas en tu misma situación.

Las put@$ Interrupciones

Trabajar rodeado de personas te expone a interrupciones constantes. Algunas son necesarias, otras son distracciones (que a veces son necesarias), y otras son pérdidas de tiempo. De cualqueir manera, cuando estás concentrado recuerda que retomar la concentración y volver al punto en el que estabas seguramente lleve más tiempo que la interrupción en sí. Ejemplos pueden ser:

• las reuniones informales, que al no tener objetivo ni agenda pueden prolongarse inevitablemente, sólo por el interés del tema que se está tratando.
• ser necesario para otros compañeros, que acuden a ti porque eres una parte implicada en sus propios objetivos y procesos. Algo normal, porque en general no trabajamos solos. Es importante en ese caso que ambas partes acuerden cómo organizarse adecuadamente, lo que podrás hacer básicamente incluyendo la necesidad de colaboración entre las actividades planificadas de todos los implicados. De esta manera, estarás transformando una interrupción en una tarea productiva. De todas maneras, este aspecto da para otra entrada en el post, en la que tengo previsto hablar sobre el carácter profundamente asimétrico de la urgencia.
• las visitas de cortesía. Reuniones en las que participas por deferencia a tu interlocutor, pero a las que acudes con una sensación previa de pérdida de tiempo.
• el carácter latino y nuestra tendencia a socializar. Admitamos que nos gusta hablar, tomar cafés, alargar las comidas. Y no quiero entrar en el tema coqueteo interdepartamental. Recordad-el-refranero.
• el teléfono. Una llamada de teléfono es algo imprevisible: en la mayor parte de los casos no sabes cuándo va entrar, ni cuál es su motivo, ni cuánto va a durar.

La tecnología además nos ha regalado tres tipos diferentes de interrupciones, que también es necesario aprender a gestionar:

• el correo electrónico. Hay una auténtica obsesión por convencer a las personas que deben tener su Inbox a 0.  Casualmente, las personas que van por ahí haciendo proselitismo del Inbox a 0 venden clientes o apps de correo electrónico, o acaban de publicar un libro. Chorradas. El email es asimétrico, eso quiere decir que la persona que te escribe no espera una respuesta inmediata. ¿Lo entiendes? No espera una respuesta inmediata. No tienes por qué leer tu correo en tiempo real, ni tienes que contestar en tiempo real. Nada que te llegue por email puede ser urgente, y cualquier cretino que te haga una petición urgente por email se merece esperar. (Disfruta imaginándole pulsando F5 en su navegador, o dándole a «Enviar y Recibir» en el Outlook)
• la mensajería instantánea. Tus compañeros ya no tienen que levantarse para interrumpirte. Pueden hacerlo sin moverse de la silla. Por cierto, a nadie le importa que hayas puesto un estado de «No me molestes». Si la mensajería instantánea te interrumpe no lo dudes: apágala cuando necesites concentración.
• las redes sociales. Cualquier persona en cualquier lugar del mundo puede interrumpirte. Genial.

Tú eres tu propio Ladrón de Tiempo

Admítelo, eres un desastre. Tú mismo eres el causante de tus pérdidas de tiempo. El primer paso para poder solucionarlo es reconocerte en alguna de estas situaciones:

• no sabes planificarte. No tienes una idea clara de lo que vas a hacer cada día. En general, respondes a los acontecimientos según te llegan.
• a lo mejor tienes un plan, pero careces de la disciplina que necesitas para llevarlo a cabo
• al no tener un sistema de trabajo sobre el que saques conclusiones y aprendas, no sabes cuánto tiempo tardas en hacer las cosas, lo que da lugar a que te plantees hitos irrealistas o tan holgados que pierdes el interés en ellos.
• puede que sepas planificarte, pero como no has realizado tu enunciado de Misión, Valores y Objetivos, no tienes claro el impacto de tus tareas, así que te dedicas a perder el tiempo, marear la perdiz, postergar trabajo y procrastinar en general.
• o puede que sepas planificarte, has enunciado tu Misión, Valores y Objetivos, y resulta que nada de lo que haces contribuye a que los consigas. Conclusión: desmotivación. Solución: vuelve a empezar.
• o quizá sepas planificar actividades alineadas con tu Misión, Valores y Objetivos, pero lo que pasa es no sabes decir que No. Esto da para post.

No me hagas Perder el Tiempo

Puede que lo que te voy a decir te parezca una chorrada, pero sólo es una pérdida de tiempo algo que te deja con sensación de pérdida de tiempo. Relacionarte con tus compañeros o ayudarles nunca es una pérdida de tiempo en sí mismo, jamás me oiréis decir eso. Por ejemplo, si tu trabajo consiste en definir procesos organizativos, necesitas hablar con tus compañeros. Si te has planteado como objetivo conocer a tus colaboradores, sus motivaciones y demás, necesitas hablar con ellos. Si quieres construir una reputación online, necesitas las redes sociales. Si quieres crecer profesionalmente, tienes que quitarles problemas a los de arriba.

Lo importante es aprender a saber qué te hace o no te hace perder el tiempo, y eso sólo lo sabes tú. No dejes que nadie te diga que chatear con tus compañeros es una pérdida de tiempo: decídelo tú mismo si por hacerlo no terminas tu trabajo a tiempo, o no con el nivel de calidad esperado. Resumiría el tema de la gestión de las pérdidas de tiempo en algunas reglas clave:

1. Determina qué es o no una pérdida de tiempo sabiendo si te acerca o aleja de alguno de tus objetivos.
2. Ojo, que algo te acerque a tus objetivos personales no quiere decir que lo tengas que hacer en ese momento. Ten claras tus prioridades. ¿Qué es mejor, ir a un evento de networking para emprendedores o ver la función escolar de tu hijo? ¿Quién si no tú puede decidirlo?
   
3. Cuando alguien requiera de tu tiempo, reconce y valora su necesidad; y luego determina si la debes o no atender en ese momento. Quizá tengas que buscar el momento adecuado para tratarla.
4. No te dejes engañar: aprende que la urgencia es asimétrica.
5. Aprende a medir el tiempo que concedes a distracciones e interrupciones, y el impacto que tienen en tu planificación. Si no te has planificado, no sabes el impacto que tienen.
6. En general, haz saber a otras personas que tienes que hacer otras cosas. No pasa nada, lo entenderán. A ellos también les molesta que les interrumpan. Se llama empatía.

Y sobre todo, recuerda la escala evolutiva de la gestión de Tiempo: no dejes que otros lo pierdan por tu culpa. Espero que este post no te haya parecido una pérdida de Tiempo; si es así, utiliza el formulario para decirme por qué. Gracias 🙂